テレワークに最適！Google Documentの便利な活用法7選
Googleアカウントと紐づける形で利用できるGoogle Documentは、オンライン上でファイルを共有できる文章作成ツールです。Googleアカウントさえあれば無償で使えるだけでなく、仕事が捗る便利機能がいくつも用意されています。この記事では、Google Documentを活用してより仕事を効率化する方法をご紹介します。
この記事の目次
Google DocumentはMicrosoft Office Wordのように使える文書作成ツール
一般的に文章作成というと、現在の日本ではMicrosoft社のOffice Word（以下、Word）が最も普及しているソフトウェアでしょう。
Google Documentは、このWordとほとんど同じ操作感で文章を作成できるサービスです。
まずは、Google DocumentとWordの違いについてご説明します。
Google Documentはオンラインストレージ上で管理
Wordは基本的にオフラインで作業し、作業しているパソコン本体や記録媒体にファイルを保存します。
オンライン上で共有しようとする場合は、
- Microsoftが提供しているOneDriveを利用する
- ファイルをメールで添付する
- チャットツール上にファイルをアップロードする
などの方法が考えられます。
Google Documentは、ファイル自体がオンラインストレージ上にあるため、基本的にオンラインで作業します。その度に、ストレージ上のファイルが自動的に上書き保存されます。
情報を共有したい場合は、該当するGoogle DocumentのURLを相手に教えれば、同じドキュメントファイルを閲覧可能です。
インストール不要で使用できる
Wordをはじめとする一般的な文章作成ツールでは、プログラムファイルのインストールが必須です。もちろん、インストールするためにはライセンス使用料も必要です。
しかし、Google DocumentはGoogleの提供するサービスの一部なので、パソコン本体でプログラムを準備する必要がありません。
Googleアカウントさえ用意しておけば、無料で利用できます。
情報をリアルタイムに更新
Wordで情報を共有する場合、編集者が文章の内容を書き換えながら確認者に閲覧してもらうためには、OneDriveの導入が欠かせません。
そうでない場合は、編集し終わったあとのテキストを確認者に送って見てもらうしかなく、情報の即時性が低下します。
Google Documentの場合は、対象となる文書ファイルのURLさえ知っていれば、編集中にも第三者が閲覧・編集できます。
基本的なGoogle Documentの使い方
Google Documentの基本的な使い方は、非常に簡単です。
Googleアカウントを用意
まずは、Googleアカウントを用意します。
Gooogleは複数のアカウントを持つことが認められているので、私用のアカウント以外に、仕事用アカウントを別に作成しておくことをおすすめします。
Googleアカウントの登録は、下記の手順で行います。
- Googleのトップページを閲覧する（https://www.google.co.jp/）
- Googleアカウントにログインする
- Googleアカウントを持っていない場合は「Googleアカウントにログイン」をクリックする
- ログイン画面左下の「アカウントを作成」をクリックして、必要な情報を入力する
Googleアカウントを持っている場合は右上のアイコンから「別のアカウントを追加」を選択する
Google Driveから新規作成
Googleアカウントを作成出来たら、「Googleアプリ」から「ドライブ」を選択し、Google Driveの情報を確認します。
このページに遷移すると、左上に「+新規」というタブがあるので、そこから「Googleドキュメント」を選択すれば、新しい文章ファイルを作成できます。
Google Documentの便利な活用法は
具体的にGoogle Documentを使って、仕事をより効率化できる7つの方法をご紹介します。
①複数人で同時に編集して時短
Google Documentは複数人で情報を共有しながら、同時編集が可能です。
そのため、
- 1人が叩き台となる基本の情報を作成したのちに、編集者が手分けして一気に校正を行う
- 作成者が文章を書いている後ろから追いかけるように編集者が校正をかける
ということができます。
これにより、何人もの確認が必要な文章ファイルであっても、効率的に目を通すことができます。
②コメント・編集の追記で指示を明確に
文章作成においては、「どこをどのように直すか」明確な指示が必要になる場合があります。
従来的なやり方の場合、一度印刷した文章に赤ペンでチェックを入れたり、Wordのコメント機能を使って指示したりするなどの方法が中心でした。
Google Documentでは、「編集の提案」という機能があり、編集者が直接元の文章を修正したうえで、「こういう風に直しました。以下の部分も同じような修正をお願いします」といった、具体的な解決策を示した修正依頼が可能になります。
「編集の提案」は、解決した後にチェックを入れることで、ユーザーの目には触れなくなるので、Wordのコメントと比べて、問題となっている場所がはっきりと分かりやすいというメリットもあります。
③電子署名・電子捺印で印刷の手間を削減
Google Documentにはアドオン機能があり、「DocuSign eSignature」を使用すると、法的拘束力のある電子署名がドキュメントファイルに追加されます。
また、印影の画像を作成するツールで電子印鑑画像を作成しておき、それをGoogle Documentに追加することで、電子捺印が可能です。
電子捺印については、社内での承認フローなどの場で使うことで、ペーパーレスによるコスト削減が見込めるメリットがありますが、電子署名と比べて法的拘束力は低下する点に注意が必要です。
④音声入力機能でより高速に文章化
Google Document内の「ツール」にある「音声入力」を使用すると、マイクを通して入力された声が自動で認識され、テキスト化できます。
これにより、会議の議事録起こしなどで長時間のテキスト作成が必要になったり、内容の抜け漏れが少なくなったりといった効果が期待できます。
ただし、音声が聞き取りにくい場合や、漢字変換ミスなどもそれなりに発生してしまうため、あくまでも補助的に使い、誤字脱字などのチェックも行うことをおすすめします。
⑤ドキュメントのダウンロードも可能
Google Documentで作成した文章ファイルは、WordやPDFなどの別形式のファイルでダウンロード可能です。
Google Documentの「ファイル」タブ内の「ダウンロード」の項目を選択すると、対応した形式一覧が出てきます。
作成したデータをPDF出力しなくてはいけない場合や、社内全体に再編集不可能な形でファイルを一斉送信したいときなどに役立ちます。
⑥自動翻訳機能で情報収集
Googleの翻訳機能を利用して、外国語から母国語へ自動翻訳を行ってくれる機能です。
使うためには、Google Documentの「アドオン」タブから「アドオンを取得」を選択し、「Docs Paragraph Translate」というアプリを導入します。
外国語で書かれた論文やニュースリリースに目を通すときに、英語に慣れていない人でも高速で情報を処理・理解できるようになるので、時間が大幅に削減できます。
⑦よく使う形式のテンプレート化で時短
新しくドキュメントを作成する際に、すでにGoogleが用意している「既存のテンプレート」があります。これを活用すると、より見やすいテキストファイルが作成できるでしょう。
さらに、自社で独自のテンプレートを用意したい場合も、グループの管理者であれば対応可能です。
まず、テンプレートにしたい編集を行ったうえで、ファイルの保存を行います。
次に、Google Documentの左上、横三本線の入った青いマークをクリックすると、ドキュメントの新規作成画面に遷移します。
そこで、右上「テンプレートギャラリー」から「テンプレートを送信」をクリックすると、事前に作成していたドキュメントファイルの名前が出てくるので、それを選択して登録完了です。
「テンプレートの送信」が表示されない場合は、チーム内での編集権限がない、オフライン、チーム内のDriveにアクセスしていない状態などが考えられます。
社内共有はもちろん在宅ワークでも使い勝手がいい！
Google Documentの優れているポイントは、Googleアカウントさえ忘れなければ、どこでも同じ質の文章作成が可能で、かつ、このデータを簡単に共有・編集できるということです。
リモートワークでの仕事も多くなった昨今では、社内にいるときと同様の即時性や、出勤しているかどうかにかかわらず同一の作業性が保てることは、非常に大きなメリットです。
皆さんの職場でも、Google Documentを活用して、効率的な文章作成業務を目指してみてはいかがでしょうか？
