学会の申込みをオンライン化して、事務負担を軽減

Web入力フォームが役立つ場面の一つとしては、人々が集まるイベントへの申込みが挙げられます。その一例には、研究者が集って研究発表を行う学会も含まれます。学会は、参加者の人数が多いうえに全国に散らばっていること、参加申込書の記載項目が多いこと、参加申込みだけでなく発表申込みも必要であることなどの特徴があります。このため、紙による申込用紙では、事務局の負担が大変重いので、Web入力フォームの活用がとても有益です。

学会開催にあたっての参加申込み

参加者が多く全国に散らばっている

学会は、同じ研究テーマに取り組む研究者が一堂に会して、研究内容や情報を交換する機会です。その参加者は全国の様々な研究機関の研究者や学生で、数百人が集まることもあります。そのため、とりまとめを行う事務作業も大きな負担となります。

参加申込みと発表申込み

学会開催あたっては、発表を見るだけの参加者の申込書は比較的簡単な部類に入ります。どの分科会に参加するかの選択や、レセプションへの参加有無などを記載すればよいでしょう。

それに対して、研究発表を行う発表者の申込みは複雑になります。こちらについては、発表タイトル、発表内容、推薦者、研究業績書など、記載項目が多く、複雑な内容も含まれることとなります。

申込み内容の修正

発表申込みに関しては、実際の学会開催までの間に申込み内容に変更が生じる場合もあります。そのような変更にあたっては、1件1件対応することとなり、事務局の大きな負担や、混乱の原因となる可能性があります。

Web入力フォームで事務と経費の負担軽減

事務局の作業を軽減

紙の申込用紙で申し込みを行う場合、事務局では参加者を募集するにあたって、以下のような作業が発生します。

• 申込書の作成・印刷
• 各会員に対して郵送物を作成・発送
• 返送されてきた申込用紙を集計・データ化
• 修正依頼に対して個別対応

Web入力フォームを使用した場合

• 申込みフォームを作成
• フォームURLをメールで送付

以上の作業となって大幅に事務負担が軽減されます。印刷や発送の手間が省かれることはもちろんですが、Web入力フォームでは回答は自動的にリストとして集計されますから、集計や整理や管理の手間も省かれることとなります。

経費の節減

紙の申込用紙の場合、印刷と郵送のコストがかかりますが、Web入力フォームでは削減することができます。例えば、資料も含めて定形外郵便で150gの郵便物を送付した場合、切手代は210円となります。学会員1000人に送付した場合、21万円が学会の経費となります。また多くの学会員が返送してくると考えられますが、それは会員個人に対して経費の負担を強制することとなります。

Web入力フォームの場合には、URLをメールで送るだけですので、このような郵送コストはなくなることとなります。

内容修正への対応

学会開催にあたっては、発表申込みという特殊事情があります。発表申込みにあたっては様々な記載項目が必要ですが、それに加えて、後日に修正依頼が来る可能性があるという問題があります。この問題に対しては、個別対応が必要となってしまい、事務局の負担となります。

Web入力フォームの活用の仕方としては、申込みフォームを作成する段階で、修正用フォームも同時に作成してしまうと便利です。申込みフォームの周知段階または修正依頼の段階で、修正用フォームを案内してしまえば個別対応する必要はなくなります。

申込フォームの作成例

学会開催にあたっての作成例です。参加申込み、発表申込み、修正申込みの３パターンを参考にしてみてください。同じイベントの申込みが3種類あるわけですから、一目で区別ができるように３色の色を使っています。

参加申込みフォーム

発表申込みフォーム

修正専用フォーム

こちらでは「発表申込みフォーム」の最初のコメントのみを変更しています。再度申込みをしていただき差し替える形での修正を依頼するフォームです。

まとめ

学会は人数規模が大きいだけでなく入力項目が多いこと、そして修正依頼もあることから、Web入力フォームを活用すると事務負担や経費を大きく削減することができます。例を参考にして、事務局と会員の役に立つフォームを作成しましょう。