ChatGPTの使い方|ビジネスメール作成の実例付き

最近何かと話題なChatGPT。
ビジネスパーソンの皆さんも聞いたことがあると思います。

• まだ使ったことがない
• 使ったことはあるが、ビジネスの場で活用していない
• そもそもどのように登録して利用するのか知りたい

上記のような忙しいビジネスパーソンや新社会人の方々に向けてChatGPTの使い方を詳しく解説し、さらに具体的なビジネスメール作成の実例も紹介します。
ChatGPTを活用して仕事を効率化しましょう。

最近ChatGPTをよく耳にするけど、それってどんなもの？

ChatGPT（チャットGPT）とは、人工知能(AI)の研究開発機関「OpenAI」が開発したAIチャットサービスです。 GPTとはGenerative Pre-trained Transformerの略称です。簡単に言うと、自発的に学習し会話のアウトプットを生成するAIです。

“GPT‐3.5”は、誰でも簡単に登録でき、無料で利用できます。最新の“GPT-4”を利用するには1ヶ月20＄かかります。
しかし、GPT-3.5と比べかなり精度の高い回答を得ることが可能になります。

ChatGPTのアカウントの作成方法と使い方は？

アカウント作成の仕方（Web上）

まずWeb上で「ChatGPT」と検索します。

検索結果の一番上に表示された「Introducing ChatGPT」 をクリックします。

もしくは以下のリンクにアクセスしてください。
URL：Introducing ChatGPT (openai.com)

リンク先のページです。

次に上図左下の「TRY ChatGPT」をクリックします。

アカウントを持っていない方は次の画面で「Sign up」をクリックします。

①メールアドレスで登録する場合
メールアドレス入力後、「Continue」をクリックします。

②Googleアカウント・Microsoftアカウント・Apple IDで登録できます。

今回は①のケースで進めました。

先ほど入力したメールアドレスに加え、
パスワード(8文字以上)を作成し入力します。
入力後、「Continue」をクリックします。

メールアドレスとパスワードが認証されると
登録したメールアドレスに認証メールが届きます。

送られてきたメールの「Verify email address」をクリックしてメールアドレスの認証を行います。

これでアカウント作成は完了しました。

ログインの仕方（Web上）

以下のリンクにアクセスしてください。
URL：Introducing ChatGPT (openai.com)

次に上図左下の「Try ChatGPT」をクリックします。

次の画面で「Log in」をクリックします。

登録したメールアドレス入力し「Continue」をクリックします。

登録したパスワードを入力し「Continue」をクリックします。

初めて利用される方は名前や誕生日の入力を求められます。
入力後「Continue」をクリックします。

電話番号を入力し「Send code」をクリックします。

ロボットでないことを証明するためにクイズが出されます。
「クイズを開始する」をクリックします。

このようなクイズが出されます。

上図の赤枠内に、クイズ回答後に携帯電話に送られてくるコードを入力します。
これでログインが完了しました。

使い方

使い方はとてもシンプルです。赤枠内に聞きたいことを入力します。

試しに「ChatGPTとは？」と聞いてみると上記のような返答がきました。

さらに「もっと詳しく」と聞くとより詳しくChatGPTについて教えてくれました。
しかし、返答の途中で止まってしまいました。

そのような場合は「続けて」と聞くと続きの返答がきます。

ChatGPTのアプリはあるの？

「iOS用のアプリ」があります。 iOS 16.1以降に対応しています。
アプリ版は音声入力に対応しています。もちろん無料で使用できます。
以下のURLからダウンロードできます。
URL：https://apps.apple.com/app/openai-chatgpt/id6448311069

App Storeで「ChatGPT」と検索するとサードパーティー製のアプリがたくさんあります。デベロッパ（提供元）が「Open AI」であることを確認してダウンロードしてください。
Android向けアプリはこれからリリースされる予定です。

ビジネスの場でChatGPTを活用するには？

ChatGPTをビジネスの場で活用する方法は以下のようにたくさんあります。

• 商品名の自動生成
• メール作成
• 外国語の翻訳
• エクセルなどの関数の作成
• 文章の要約
• 検索エンジンとして情報収集

など

ビジネスメールの作成

活用例として、ビジネスメールを実際に作成してみます。
作成手順は大きく分けて以下の３つです。

①役割を指示する。

例）新入社員、企画担当者、営業部長など

②文章のトーンを指示する。

例）フォーマル、カジュアル、説得力のある文章など

③メール本文に盛り込みたい内容を指示する。

今回は、以下のように条件を指示してメールを作成してみました。

赤枠①あなたは新入社員です。
以下の内容から社内挨拶のメールを作成してください。

赤枠②＃条件

• フォーマルな文章
• 誠意とやる気が伝わる文章

赤枠③＃入力文

• Chat大学GPT学部卒業し、営業部に配属予定
• 長所は何事も諦めずに素直にやり抜く力
• 締めは、「ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。」

返答は以下のようになりました。（原文）

メールのひな形が簡単に作成されました。
このようにメールを効率的に作成できます。

ChatGPTの注意点は？

これまでChatGPTの便利な使い方を説明してきました。しかし、いくつか使用上の注意点があります。特にビジネスで活用する場合はより注意が必要です。

間違った情報を本当のことのように言う

ChatGPTは質問に答えているわけではなく、質問される文章に対して統計的に可能性が最も高そうな文章を記述しています。提供される情報が間違っていれば、ChatGPTから返ってくる情報も間違った内容になってしまいます。

そのためChatGPTの返答をファクトチェックせずに信じるのは控えましょう。

ChatGPTが間違った情報を答える例です。
「千代田区でおすすめのランチを教えて」と聞きました。
紹介されたお店を検索してみると「有楽町駅直結 鮨 すし蔵 有楽町本店」は存在しませんでした。

最近の情報は聞けない

無料で使えるChatGPT-3.5は、2021年9月までの情報しか提供されていません。

実際に「あなたにはいつまでの情報が提供されていますか？」と聞くと、
「私の知識は2021年9月までのものです。2021年9月以降の情報については提供できませんので、最新の情報や出来事については他の信頼できる情報源をご活用ください。」と返ってきました。

最新の情報を聞きたい場合は、ChatGPT-4の Webブラウジングとプラグイン機能を利用します。
もしくは、「Bing AI」を利用する方法もあります。使い方を簡単に紹介します。

1. 検索エンジンBingを開きます。
2. 「チャット」をクリックします。
3. 下図の赤枠内にテキストを入力します。

「2023年1月に起こった出来事を教えて」と聞くと、
以下のように返ってきました。（要約）

機密情報を送ってはいけない

ChatGPTに入力した情報はOpenAIの開発者に見られたり、今後の学習データとして使われたりする可能性があります。

実際に2023年3月30日 サムスンで3件の機密漏洩が発生しました。
「会議内容」や「業務に関するソースコード」などの機密情報はChatGPTへ送信しないようにしましょう。

会話の内容をAIに学習用データとして使われたくない人は次の設定を推奨します。設定の仕方を紹介します。

1. 左下の「…」をクリックします。
2. 「Setting」をクリックします。
3. 「Data controls」をクリックします。
4. 「Chat history & training 」のスイッチをオフにします。（画像はオフ状態）

このモードにするとチャットの履歴が残らないので注意してください。

まとめ

本記事では、ChatGPTの登録方法や使い方、さらには効率的なビジネスメール作成方法について解説しました。

• ChatGPTはOpenAI社が開発した最新のAIチャットボット
• ChatGPTは簡単なユーザー登録だけで誰でも利用できる
• ChatGPTのアプリは「iOS用」ならある
• ChatGPTでビジネスメールを効率的に作成できる
• 使用上の注意点があり、特に機密情報の入力はしないこと

ChatGPTはビジネスメール作成以外にもビジネスの場で多様に活用できます。
是非この記事をきっかけにChatGPTを活用してみてください。