Outlookでメールが検索に出てこない原因とは？見落とし防止の解決策を解説

受信トレイのメールが増えてくると、「あのメールをもう一度確認したいのに見つからない」という状況になり困ることがあります。

そんなときに頼りになるのが、Outlookの検索機能です。キーワードや送信者、日付などの条件を指定することで、膨大なメールの中から目的のメールを素早く探し出すことができます。

しかし、検索機能が正しく動作しないこともあります。検索結果が表示されなかったり、意図したメールが見つからなかったりといった
トラブルが起こることも少なくありません。

この記事では、Outlookで検索がうまく働かない原因と、それぞれのケースに応じた対処法を紹介します。

Outlookの検索機能とは？

Outlookの検索は、ウィンドウ上部の検索窓から行えます。差出人の名前やアドレス、メール内のキーワード等を入力して検索しましょう。

なお、この検索では、メールだけでなくExcelなどのファイルも検索できます。

また、検索窓右端の3本線をクリックすると、差出人や件名、期間等から絞り込めるフィルターを使用することができます。条件を組み合わせることで、より精度の高い検索が可能です。

メールが検索にヒットしない原因と対処

キーワードの間違い

差出人の名前や件名、メールの本文に含まれている文言などをキーワードとして検索している場合、まず考えられるのはキーワードの入力ミスです。差出人の名前を間違えていたり、含まれていると予想した文言が含まれていなかったりと、初歩的なミスが色々と考えられます。

対処法

キーワードを減らす、変えるなどしてみましょう。また、Outlookの仕様上、4桁以下の数値のみで検索すると何もヒットしないので、その点には注意が必要です。

ヒット件数が多すぎる

検索ワードに該当するメールが大量にある場合も、メールが表示されない可能性があります。Outlookでは検索で表示される件数の上限が250件のため、検索結果が250件を超えてしまうと、検索ワードが正しくとも表示されないメールが生じてしまいます。

対処法

検索結果が多いと感じたら、キーワードを増やす、期間を指定するなどして、より詳細に検索しましょう。

Windows Searchサービスが無効になっている

Outlookの検索はWindows Searchサービスを使っています。そのため、Windows Searchサービス自体が無効になっていると、Outlookの検索機能は使えなくなります。

対処法

まず【Win + R】を押し、表示されたウィンドウに【services.msc】と打ち込み、【OK】をクリックします。

すると下図のようなウィンドウが表示されます。スクロールすると下の方に【Windows Search】とあるので、それを右クリックし、【開始】をクリックしましょう。

また、スタートアップの種類を自動に設定しておくと、誤って停止してしまった場合でも、勝手に開始状態になります。【Windows Search】を左クリックすると下図のようなウィンドウが表示されるので、スタートアップの種類を自動に設定しておきましょう。

インデックスが壊れている

Outlookの検索は、WindowsのSearch Indexを使っています。そのため、それ自体が壊れたり、更新されていなかったりすると、検索が正常に動作しなくなります。

対処法

まず、【コントロールパネル】を開きます。そこから【インデックスのオプション】を開き、【Microsoft Outlook】が含まれているか確認します。

そうしたら、【詳細設定】から【インデックスの再構築】をクリックしましょう。すると再インデックスが開始されます。なお、再インデックスには数分時間がかかる場合があります。

プロファイルが壊れている

Outlookのプロファイルとは、メールアカウント情報やデータファイルの保存場所などの情報が入っているファイルです。このプロファイルが壊れていると検索などの機能が正常に働きません。

対処法

コントロールパネルから、【Mail（Microsoft Outlook）】を開き、【プロファイルの表示】をクリックします。

新しいプロファイルを作成します。【追加】をクリックし、プロファイルの名前を付けます。

名前やメールアドレス、パスワードを入力し、【次へ】をクリックしましょう。

下図のウィンドウで【完了】をクリックすれば、追加は完了です。

新しく追加したプロファイルを常に使用するプロファイルに設定しましょう。常に使用するプロファイルで新しいプロファイルを選択し、【適用】→【OK】をクリックしましょう。これで使用されるプロファイルが新しいものに変更されます。Outlookを再起動して、問題なく動作するか確認してください。

まとめ

この記事の要点は以下の通りです。

• Outlookで検索が上手く行かない原因は検索方法やアプリ自体の問題等複数ある
• まずキーワードを変更するなどして検索方法を工夫すると良い
• 検索方法を変えても上手くいかない場合はWindowsの検索機能やインデックス、プロファイルの設定を見直す

Outlookの検索機能を使って、効率的に見たいメールを探しましょう。