短くまとめる!伝わる文章を書くために意識する3つのコツ

最終更新:2020年09月08日 公開:2020年09月07日

伝わりにくい文章の特徴の1つとして、長すぎる一文があります。

伝わる文章を書くためには、短くまとめることが大切です。短くまとめることで、書き手は誤解なく情報を伝え、読み手は時間をかけず理解できます。

伝わる文章を書くために意識する短くまとめる3つのコツをご紹介します。

コツ1 文章を削る


不要な情報を消すことで、文章を短くできます。
具体的な方法をご紹介します。

つなぎ言葉を消す

「が」や「で」で文をつなぐことに注意しましょう。
文章が長くなり、読みにくくなります。

✕伝わらない文

「現在調査中ですが、分析結果が出ましたら折り返しご連絡させていただくので、よろしくお願いいたします。」

伝わらない文章では

①現在調査中であること
②分析結果が出たら連絡すること
③その時は対応をお願いすること

3つの情報が一つの文章に含まれています。

つなぎ言葉「が」と「で」を消し、情報ごとに文章を切ります。

◎伝わる文章

「現在調査中です。分析結果が出ましたら折り返しご連絡させていただきます。よろしくお願いいたします。」

文章にメリハリが見え、読みやすくなります。

不要な修飾語を入れない

修飾語とは、主語と述語と目的語以外の部分です。

「誰が」、「いつ」、「どこで」、「なにを」、「なぜ」、「どのように」を表し、文章を詳しく説明します。
一番に伝える事を軸に不要な修飾語を削りましょう。

「すでに山田さんに時間変更を伝えた」と言いたい場合

✕伝わらない文章

「明日の15時に会議の時間が変更になっていることを、デスクで休憩中の山田さんに伝えました。」

一番伝えることは「すでに山田さんに時間変更を伝えた」です。
よって、「山田さん」を修飾している「デスクで休憩中の」は不要です。

◎伝わる文章

「明日の15時に会議の時間が変更になっていることを、山田さんに伝えました。」

文章を短くまとめることで、言いたいことが分かりやすくなります。

読点(、)の連発を避ける

読点は文をつなげます。
使いすぎると、ダラダラと文が続き、伝わりにくくなります。
長すぎる文章は切るようにしましょう。

✕伝わらない文章

「ご入力いただいた内容が記載されたメールもあわせて、自動返信させていただいておりますが、受信フォルダに入っていない時、迷惑フォルダに振り分けられている場合がございますので、ご確認をお願いいたします。」

読点が4つあるため、伝わらない文章は5文に分かれます。

意味がつながるように切ると、

①入力した内容が記載されたメールも併せて自動返信していること(1、2文目)
②受信フォルダにない時、迷惑フォルダに入っていること(3、4文目)
③それらを確認してほしいこと(5文目)になります。

文章をまとまりごとに切ると、自然な形で文章を短くできます。

◎伝わる文章

「ご入力いただいた内容が記載されたメールもあわせて、自動返信させていただいております。受信フォルダに入っていない時、迷惑フォルダに振り分けられている場合がございます。ご確認をお願いいたします。」

一文を短くすることで、情報量が調整されます。

コツ2 文章を分ける


文章を分けて短くすることで、意味が分かりやすくなります。
具体的な方法をご紹介します。

主語と述語を近づける

主語と述語が離れていると、意味を理解するのに時間がかかります。
主語と述語を近づけ、文章を短くしましょう。

✕伝わらない文章

当社は、フォーム作成クラウドサービスの利用者様や、まだ利用されたことがない皆様に対して、本サービスの便利な使い方や特徴を知ってもらうためにブログを開設しております。

伝わらない文章の主語は、「当社は」、述語は文末の「開設しております」です。
意味が通る程度に主語と述語を近づけると、「当社はブログを開設している」となります。次に、ブログの目的である「フォーム作成~が目的です。」がきます。

◎伝わる文章

当社はブログを開設しております。フォーム作成クラウドサービスの利用者様や、まだ利用されたことがない皆様に対して、本サービスの便利な使い方や特徴を知ってもらうことが目的です。」

主語と述語を近づけることで、文章がまとまります。

具体例を分ける

修飾するように具体例を使うと、文章が長くなります。
最初に結論を書き、次に具体例を書きましょう。

✕伝わらない文章

「山田さんは、運転免許所やパスポートなどの顔写真がある身分証明書は一点、健康保険被保険者証や国民年金手帳などの顔写真がない身分証明書は二点、提示が必要です。」

伝わらない文章の結論は「山田さんは身分証明書の提示が必要です。」になります。

最初に結論を書きます。
次に具体例を補い、「運転免許所や~明書は二点用意してください。」とします。

◎伝わる文章

「山田さんは、身分証明書の提示が必要です。運転免許所やパスポートなどの顔写真がある証明書は一点、健康保険被保険者証や国民年金手帳などの顔写真がない身分証明書は二点用意してください。

文章がまとまり、伝わる文章になります。

コツ3 同じ意味の言葉はまとめる


文章を短くするために、同じ意味をもった言葉は一つにまとめましょう。

✕伝わらない文章

「A新聞の山田さんは、日本に来日したデイビス選手に対して取材を行った。

「日本に来日」の「来日」は、「日本に来ること」を表すため、意味が重複しています。「対して取材を行った」の「対して」は、動作を向けられる対象を強調する表現のためではなくても意味が通ります。

また、「取材を行った」と「取材した」は、同じ意味であるため置き換えます。

◎伝わる文章

「A新聞の山田さんは、来日したデイビス選手に取材した。

「日本に来日」の他、「思いがけないハプニング」など、重複表現がたくさんあります。普段から意識しましょう。

まとめ


文章を短くまとめる3つのコツは

  1. 文章を削る
    (つなぎ言葉を入れない、不要な修飾語を入れない、読点(、)の連発を避ける)
  2. 文章を分ける
    (主語と述語を近づける、具体例を分ける)
  3. 同じ意味の言葉はまとめる

です。

これらは、メールや日報などあらゆる場面で助けてくれます。
今日からぜひ活用してみましょう。

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フォームズ編集部
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