短くまとめる！伝わる文章を書くために意識する3つのコツ
情報があふれる現代では、受け手が文章を素早く理解できるかどうかが重要なポイントとなっています。
長すぎる文章は誤解を生みやすく、最後まで読んでもらえないことも少なくありません。
そこで本記事では、文章を短くまとめ、確実に伝えるために役立つ3つのコツをご紹介します。
文章を削る
不要なつなぎ言葉を減らす
「が」「で」「そして」などのつなぎ言葉を多用すると、一文が長くなり、読み手にとって読みにくくなります。
複数の情報を一度に詰め込むのではなく、文を分割して要点を整理しましょう。
例）
「現在調査中ですが、分析結果が出ましたら折り返しご連絡させていただくので、よろしくお願いいたします。」
含まれている情報
- 現在調査中
- 分析結果が出たら連絡
- その際の依頼
「現在調査中です。分析結果が出ましたら折り返しご連絡させていただきます。よろしくお願いいたします。」
文を分割し、情報を明確に区切ることで格段に読みやすくなります。
不要な修飾語を省く
修飾語（「誰が」「いつ」「どこで」「なにを」「なぜ」「どのように」を詳しく説明する言葉）は便利ですが、多すぎると文章が冗長になります。
一番伝えたい内容を軸に、必要のない修飾語は削りましょう。
例）「すでに山田さんに時間変更を伝えた」と言いたい場合
「明日の15時に会議の時間が変更になっていることを、デスクで休憩中の山田さんに伝えました。」
一番大切な情報は「山田さんに時間変更を伝えた」こと。
よけいな描写は省くのが得策です。
「明日の15時に会議の時間が変更になっていることを、山田さんに伝えました。」
読点（、）の連発を避ける
読点が多いと文章が不必要に長く感じられ、集中力を途切れさせてしまいます。意味のまとまりごとに文を区切ることで、読み手がスムーズに内容を把握できます。
例）
「ご入力いただいた内容が記載されたメールもあわせて、自動返信させていただいておりますが、受信フォルダに入っていない時、迷惑フォルダに振り分けられている場合がございますので、ご確認をお願いいたします。」
「ご入力いただいた内容が記載されたメールもあわせて、自動返信させていただいております。受信フォルダに入っていない時、迷惑フォルダに振り分けられている場合がございます。ご確認をお願いいたします。」
文章を分ける
主語と述語を近づける
主語と述語の距離が離れると、読み手は途中で情報を見失いがちです。主語と述語をできるだけ近い位置に置き、要点が埋もれないようにしましょう。
例）
「当社は、フォーム作成クラウドサービスの利用者様や、まだ利用されたことがない皆様に対して、本サービスの便利な使い方や特徴を知ってもらうためにブログを開設しております。」
「当社はブログを開設しております。フォーム作成クラウドサービスの利用者様や、まだ利用されたことがない皆様に対して、本サービスの便利な使い方や特徴を知ってもらうことが目的です。」
具体例を分ける
結論と具体例が一つの文に詰め込まれていると、文章が長くなりがちです。先に結論を提示し、その後に具体例を示すことで情報を段階的に伝えられます。
例）
「山田さんは、運転免許証やパスポートなどの顔写真がある身分証明書は一点、健康保険被保険者証や国民年金手帳などの顔写真がない身分証明書は二点、提示が必要です。」
「山田さんは、身分証明書の提示が必要です。運転免許証やパスポートなどの顔写真がある証明書は一点、健康保険被保険者証や国民年金手帳などの顔写真がない身分証明書は二点用意してください。」
同じ意味の言葉はまとめる
重複表現や類似する言い回しを何度も使うと、文章全体がくどく感じられます。意味が同じ言葉は可能な限りまとめて、スッキリとした文面を心がけましょう。
例）
「A新聞の山田さんは、日本に来日したデイビス選手に対して取材を行った。」
- 「日本に来日」は「来日」で十分
- 「対して取材を行った」は「取材した」で十分
「A新聞の山田さんは、来日したデイビス選手に取材した。」
まとめ
- 文章を削る
- つなぎ言葉を多用しない
- 不要な修飾語を削る
- 読点（、）を連発しない
- 文章を分ける
- 主語と述語を近づける
- 具体例は結論と分ける
- 同じ意味の言葉はまとめる
これら3つのコツを意識するだけで、メールや社内文書、SNS投稿など、あらゆる文章がグッと読みやすくなります。特にオンラインでは情報が流れるスピードが速いため、短く簡潔に要点を伝えることが大切です。ぜひ、今日から実践してみてください。
