Outlookで予約送信を設定する方法｜時間指定でスマートにメール管理

忙しい業務の中で、日時に気を遣ってメールを送るのは大変ですよね。時間のある時にメールを下書きしておいて、「朝一番で相手に届くように送りたい」「決まった時間にメールが送信されてほしい」と思うこともあるでしょう。

そこで便利なのが「予約送信」機能です。Outlookには、メールをあらかじめ作成し、指定した日時に自動で送信できる予約送信機能が搭載されています。

この機能を活用することで、うっかり忘れてしまうリスクを減らしたり、相手の業務時間に合わせて送信タイミングを調整したりと、よりスマートなメール管理が可能になります。

本記事では、Outlookの予約送信の使い方と、送信時間の変更・取り消し方法について解説します。

予約送信の方法

Outlookのデスクトップアプリ版（Microsoft 365 版）を使用した予約送信の手順を紹介します。

※Web版やモバイルアプリ版では一部機能が制限されているため、本記事ではPC版Outlookを基に解説します。

メールを作成する

メールの作成は通常通り行います。宛先、件名、本文などを入力しましょう。

設定画面に移動する

「送信」ボタンの右にある下向きの矢印をクリックすると、ドロップダウンリストが開かれます。その中の「スケジュール送信」を選択してください。

日時選択

スケジュール送信を選択すると下図のようなウィンドウが表示されます。「明日の午前中」などの候補が表示されるので、希望のタイミングに沿えばそれを、任意の日時を設定したい場合は「カスタム時間」を選択してください。

カスタム時間の設定

カスタム時間を選択すると、日付と時刻を選択できるウィンドウが表示されます。希望の日時に設定しましょう。

送信

最後に「送信」ボタンをクリックすれば、メールが予約されます。

予約設定を行ったメールは即時送信されず、指定時刻になるまでOutlookが自動的に送信を待機してくれます。送信忘れの心配がないので、業務の効率化にもつながります。

予約時間の取り消し・時間変更の方法

誤って違う日時で予約してしまったり、送信を取りやめたくなった場合も安心です。予約メールは一時的に「下書きフォルダ」に保存されるため、そこから簡単に編集できます。

下書きフォルダを開く

左側のメニューから「下書き」をクリックして開きます。

メールを開く

予約済みのメールをクリックして開きます。

送信取り消し

メール上部に表示されている「送信取り消し」をクリックします。

これでメールは「予約設定されていない下書き状態」に戻ります。

その後、今すぐ送りたい場合は、通常通り「送信」ボタンをクリックしてください。

日時を変更して再予約したい場合は、再度「スケジュール送信」から日時を指定して送信しましょう。

このように、Outlookの予約送信は一度設定しても柔軟に修正できるため、安心して使うことができます。

送信できない時の対策と注意

予約送信が出来ていない時は、下書きフォルダから、確実に予約されているか、日時は間違っていないかを確認しましょう。

また、サーバー環境等の問題で、多少時間が遅れて送信されることもあります。どうしても時間ぴったりに送る必要があるのであれば手動で送りましょう。

また、他の記事やヤフー知恵袋などのQ＆Aを見ると、「Outlookを起動していない状態」では予約送信が行われないという報告が多く見られます。ただ、本記事を書くにあたって筆者が実験したところ「Outlookを起動していない状態」「PCの電源を落とした状態」でも、問題なく予約送信は行われました。新しいOutlookになって改善されたのだと思われますが、念のため、特に重要なメールは手動で送る方が安全でしょう。

ビジネスで活用する場面とは？

予約送信は、以下のようなシーンで特に活躍します。

• 早朝や深夜に作成したメールを、相手の勤務時間に合わせて送信したいとき
• 月末処理や会議通知など、忘れてはいけないメールを事前に準備したいとき
• 毎週決まった時間に送る定例連絡（リマインド）の予約送信

受信者にとっても適切な時間に届くメールは、印象がよく、また見落とされにくいため、相手への気遣いという面でも活用していきたい機能です。

まとめ

この記事の要点は以下の通りです。

• Outlookでは指定した日時にメールを送信することが可能 
• 送信は「スケジュール送信」から簡単に設定できる
• 予約済みメールは下書きフォルダに保存され、取り消しや変更も可能 
• ビジネスの信頼感向上やスケジュール管理にも活用できる

予約送信を活用して、効率的にメールを管理しましょう。