【フォームズ活用法】学習塾の業務改善 申込用紙をオンライン化！
オンラインの入力フォームを使って業務改善できる業種の一例として、学習塾を挙げることができます。学習塾における申込用紙の問題点を明らかにして、Web入力フォームでどのような改善ができるかをご説明いたします。
この記事の目次
学習塾で使われている様々な申込用紙
学習塾では、現在でも多くの場面で、用紙の下部を切り取って使う申込用紙が活用されています。例えば、普段の授業以外の模擬試験の参加生徒を集めるような場合には、模擬試験の詳細についてのお知らせを上部に記載して、下部にはキリトリ線があって、その下には生徒の名前や、科目や日時の選択欄があるというような形式のものです。
このような申込用紙は、模擬試験の募集以外でも様々な場面で使われています。例えば、夏期講習や冬期講習の申し込みや、教材購入の申し込みなどがあります。
さらには、小学校・中学校・高校と学校別、さらには学年別と様々なバリエーションの申込用紙が存在しています。
申込用紙のワークフロー
申込用紙の問題点は、申込の依頼から完了までに、関わる人が多く、長大なワークフローを経る必要がある点です。そのワークフローをまとめると以下のようになります。
- 教室運営者は書式データを作って印刷
- 教室運営者は、講師に申込用紙を配布
- 講師は、生徒に配布
- 生徒は、家庭に持ち帰って保護者に渡す
- 保護者は、必要事項を記載して、生徒に返却
- 生徒は、学習塾に持ってきて、講師に返却
- 講師は、教室運営者に返却
- 教室運営者は、保管、集計、未提出者にリマインド
- 使用済みの申込用紙をシュレッダーで処分
このワークフローの特徴は、
- フローが長く、9項目にも渡っていること
- 関係者が多く、4人もかかわっていること
このような特徴から様々な問題が生じてしまいます。
申込用紙の問題点と、オンラインの入力フォームによる解決
手渡しを省いて、保護者へ直接配布できる
ワークフローが長ければ長いほど、関係者が多ければ多いほど、紛失、提出忘れ、提出遅れなどの問題が発生する可能性が高まります。学習塾の場合には関係者の中に子供が含まれることもリスク要因です。教室運営者がこのような問題に配慮して全てを管理しており、管理負担は重くなっています。
Web入力フォームであれば、講師と生徒を介することなく、教室運営者から直接、保護者へと入力依頼を行って回収を完了できます。これによって上記ワークフローの2.3.4.6.7を省くことができ、教室運営者の管理負担は大幅に軽くなります。
印刷、保管、集計、データ化、処分の手間を省ける。
申込用紙は実物としての紙を使用するため、非常に手間がかかるという問題点があります。印刷、集計、データ化が大変なのは当然ですが、情報漏洩の観点からは保管や処分にも気を使わなければなりません。入力フォームならば、ペーパーレスですから、これらの作業負担を全て省くことができます。これによって、上記ワークフローの1.8.9を省くことができます。
個人情報の紛失や漏洩のリスクを低減する
申込用紙には個人情報が含まれていますが、様々な関係者の手を渡るうちに、紛失するリスク、第三者の目に触れるリスク、盗難にあうリスクなどがあります。もしも紛失してしまった場合には保護者に再度依頼する必要があり、その場合は保護者に二度手間の迷惑をかけるだけでなく、個人情報保護の観点から会社への信頼を落とすこととなります。
教室運営者はそのような事態を避けるべく細心の注意を払っていることが負担になっています。Web入力フォームを用いれば、紛失する紙自体がないため、構造的にこのような問題の発生がなくなって、教室管理者の管理負担は大きく低減されます。
Formzuの使い方と新しいワークフロー
Formzuの使い方は、とても簡単！
入力フォームは、Formzuのホームページ上で誰でも簡単に作成することができます。教室管理者や事務員がもっている一般的なITスキルだけで十分に作成が可能です。行うことは、「〇〇模擬試験」のようなタイトルを記載して、「名前」などの保護者が記入する項目や、「教科」「日時」などの選択する項目を選ぶだけで作成することができます。作成ができたら、そのWeb入力フォームのURLが表示されます。あとは、そのURLを保護者にメールなどで送信するだけで依頼も完了です。保護者は、そのURLから入力ページへと入って、回答を入力することができます。
一度作ったフォームは保存することもできますから、「10月模擬試験」を、「11月模擬試験」とタイトル変更したり、日時や場所を変更すれば、Web入力フォームを使いまわすこともできます。
ワークフローは短く、関わる人は少なく！
このようにWeb入力フォームを導入した後の新しいワークフローは、次のようになります。
- 教室運営者は、Web入力フォームを作成しURLを保護者に連絡
- 保護者はURLから入力
- 教室運営者は、未提出者にリマインド
このワークフローでは、関係者は教室運営者と保護者の二人だけです。
まとめ
学習塾における申込用紙による業務には、ワークフローが長く、関係者が多いという特徴があります。この特徴から、手間がかかる、管理負担が重い、個人情報保護上のリスクが高いという問題が生まれています。しかし、Web入力フォームを用いることによって、ワークフローは9項目から3項目へ、関係者は4名から2名へと減らすことで業務効率を大幅に高めることができるだけでなく、個人情報の紛失や漏洩のリスク低減することもできます。
