【徹底解説】Googleフォームの回答確認を完全ガイド！PC・スマホでの確認方法＆通知の設定手順を紹介
Googleフォームは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使えるWebフォーム作成ツールです。アンケートや問い合わせフォーム、イベント参加申し込みフォームなどを手軽に作成でき、多様なシーンで活用されます。
本記事では、Googleフォームの回答を確認する方法や通知メールの設定、スプレッドシートとの連携などを解説します。効率的に回答を管理し業務や作業をスムーズに進めたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
この記事の目次
Googleフォームの回答を確認する方法
Googleフォームの回答を確認する際は、まずGoogleアカウントにログインし、回答を確認するフォームを開きます。フォーム上部の「回答」タブをクリックすると、［概要］、［質問］、［個別］の3つの方法で回答を閲覧できます。
［概要］で確認できる内容・確認方法
- アンケートなどの集計結果や統計データをグラフなどを用いて視覚的に把握できます。
- 選択形式の質問が多い場合は、回答の分布を一目で確認できるため、効率的に情報を得ることができます。
［質問］で確認できる内容・確認方法
- 質問ごとに、全回答を一覧で確認できます。
- 自由回答形式の内容もまとめて表示されるため、具体的な意見や感想を把握しやすくなります。
［個別］で確認できる内容・確認方法
- 回答内容を1件ずつ表示でき、回答者ごとに詳細な情報を確認できます。
- 回答者ごとの回答の違いや、細かい内容を分析する際に役立ちます。
Googleフォームの回答をスマホで確認する方法
Googleフォームにはスマートフォン用アプリはありませんが、スマートフォンのブラウザ（SafariやChromeなど）からフォームのURLにアクセスすることで、回答を確認できます。
ただし、パソコン版に比べてレイアウトが簡略化される場合があるため、大量のデータを分析する際にはパソコンでの操作を推奨します。
回答結果をスプレッドシートで確認する方法
Googleフォームの回答は、スプレッドシートと連携することでリアルタイムに反映・集計することが可能です。スプレッドシートのフィルター機能やグラフ作成機能を活用することで、効率的に分析を行うことができます。
①フォーム上部の「回答」タブにある［スプレッドシートにリンク］をクリックします。
②「新しいスプレッドシートを作成」または「既存のスプレッドシートを選択」のいずれかを選び、［作成］をクリックします。
これにより、スプレッドシート内にフォームの回答内容が自動的に反映されるようになります。
設定は簡単に行うことができるため、定期的に回答結果を確認・分析する場合は取り入れてみましょう。
回答者が自分の回答内容を確認・編集する方法
回答者が送信した内容を後から確認または編集できるようにするには、フォーム作成者が事前に下記の設定を行う必要があります。利用目的や運用方針に応じて、適切に設定を行いましょう。
回答者が自分の回答を確認できるようにする設定
①フォーム上部の［設定］タブから、「回答」の項目を開き、「メールアドレスを収集する」を［確認済み］にします。
②「回答のコピーを回答者に送信」を［常に表示］に変更します。
- ［リクエストされた場合］を選択した場合：回答者がフォーム送信時に回答のコピーを自分宛に送信するかどうかを選択できる。
- ［常に表示］を選択した場合：回答のコピーが回答者のメールアドレスに自動的に送信される。
このように設定することで、回答者は自動送信されたメールから、自身の回答内容を確認できます。
回答者が自分の回答を編集できるようにする設定
［設定］から「回答」の項目を開き、「回答の編集を許可する」を有効にします。
これにより、回答者はフォーム送信後に表示される「回答を編集」リンクから、自身の回答内容を修正することが可能になります。
Googleフォームに回答があった際にメールを受信する設定
Googleフォームに回答があった際にメール通知を受け取る設定を行うことで、回答が送信されるたびに通知が届き、確認漏れを防ぐことができます。
回答を迅速に確認・対応する必要がある場合には、メール通知を有効にするのがおすすめです。
①フォームの上部にある［回答］タブから、回答欄の右上にある「︙」を押します。
②［新しい回答についてのメール通知を受け取る］を選択します。
新しい回答があると通知メールが届くため、見落としを防ぐことができます。
【応用編】問い合わせ管理にはWebフォーム作成ツールの活用がおすすめ
Googleフォームに加え、他のWebフォーム作成ツールにも、問い合わせ管理に役立つ便利な機能が多数備わっています。
問い合わせの一元管理や、決済機能を備えたフォームが必要な場合には、以下のような専用ツールの導入も検討するとよいでしょう。
formzu（フォームズ）
formzuは、24年にわたり提供されてきた実績あるWebフォーム作成サービスで、これまでに170万件以上のフォームが作成されています。
メールアドレスを登録するだけで利用を開始でき、クレジットカード決済やPayPay決済などの機能付きフォームも無料で作成可能です。
また、作成されたフォームはすべてSSLによる暗号化通信に対応しており、安全に設置・運用することができます。
- 豊富なカスタマイズ機能：デザインの自由度が高く、企業やブランドに合わせたフォームを簡単に作成できます。
- 高度な管理機能：送信されたデータは管理画面で一元管理でき、CSVやExcel形式でのダウンロードも可能です。
- 自動返信・通知機能：フォーム送信後に確認メールを自動送信したり、管理者に通知メールを送信する機能が利用できます。
ORANGE FORM（オレンジフォーム）
ORANGE FORMは、シンプルで使いやすいフォームを求める方や、企業向けに問い合わせフォームを作成したい方に適したWebフォーム作成ツールです。
- 豊富なカスタマイズ機能：スタイルやデザインを自由に調整でき、企業やブランドのイメージに合わせたフォーム作成が可能です。
- 多様なテンプレート：目的別に使えるテンプレートが用意されており、用途に応じたフォームを短時間で作成できます。
- 集計機能：送信されたデータをもとに、集計や分析を行うことができ、問い合わせの傾向を把握するのに役立ちます。
Formrun（フォームラン）
Formrunは、日本の企業向けに特化したWebフォーム作成ツールで、シンプルで洗練されたデザインと、企業の運営に役立つ機能が揃っています。
- シンプルな操作性：直感的なインターフェースにより、誰でも簡単にフォームを作成できます。
- 問い合わせ管理機能：送信されたデータは専用のダッシュボードで一元管理でき、チーム内での情報共有や対応状況の把握が容易です。
- 自動返信・通知機能：フォーム送信後に自動で確認メールを送信したり、管理者へ通知メールを送ることができます。
まとめ：Googleフォームの回答をスムーズに確認して作業効率を向上させよう
Googleフォームは、アンケートや問い合わせを手軽に実施でき、回答はリアルタイムで確認することが可能です。また、スプレッドシートとの連携を活用することで、集計や分析も効率的に行え、業務全体の生産性向上につながります。
また、決済機能が付いたフォームのように、高度な機能が必要な場合は、formzuやFormrunなどのWebフォーム作成ツールの導入もおすすめです。
目的や業務規模に応じて最適なツールを選択し、業務の効率化を図りましょう。
