【Excel】知ってて損はない!ピボットテーブルの簡単な作り方

最終更新:2019年02月12日 公開:2019年01月31日

ピボットテーブル」とは二次元の行列で構成された表から、「正確に」「効率よく」データを集計するための機能です。
大量のデータを集計することができるので、作るのが大変なのでは?と思われるでしょうが、データを選択すると、自動的にテーブルが作成されます。
関数を使わず数値の合計や平均値を求めることができ、項目の表示/非表示がクリック1つで完了する便利な「ピボットテーブル」を一緒に作っていきましょう。

ピボットテーブル作り方

元データを整理

画像のような各部署の備品購入表を元に、ピボットテーブルを作成していきます。

ピボットテーブルの元となるデータ表

ピボットテーブルを作成する前に、まずは元となるデータの整理をします。

元データの表は上にある画像のように、「購入日」「部署」などの項目名(この記事ではフィールド名と呼びます)が1行にまとまっていなければいけません

また入力されたデータの統一も必須です
半角数字で入力された「名刺 100枚」と、全角数字で入力された「名刺 100枚」は別データとして処理されます

ピボットテーブルに不適切な表と適切な表の比較

正確なデータを集計するためには「フィールド名を1行にまとめる」「入力データの表記統一」は必須条件です

ピボットテーブルの作成

表内のセル(どこでもかまいません)を選択します。

ピボットテーブルの作成手順1

セルを選択したら、[挿入タブ]の[ピボットテーブル]をクリックします。

ピボットテーブルの作成手順2

[ピボットテーブルの作成]のダイアログが表示されます。
[テーブルまたは範囲を選択]に集計対象のデータ範囲が自動的に反映されるので、確認してから[OK]をクリック。

ピボットテーブル編集画面の各名称

新しいシートが追加されテーブルエリアが作成されました。

テーブルエリア
ピボットテーブルが表示されるエリア

フィールドセクション
表示させたいフィールドを選択するエリア

領域セクション
フィールドの表示を指定するエリア
フィルター、列、行、値のボックスがある

ピボットテーブルの使い方

ピボットテーブルの作成が完了したので、次は使い方です。
とは言っても表示させたいフィールド名にチェックを入れるだけなので、難しいことはありません。

まずは初級編として「各月の利用金額の集計テーブル」を作成していきましょう。

各月の利用金額の集計方法

ピボットテーブル「各月の利用金額」

各月の利用金額の集計に必要なフィールドは「購入日」と「金額」です。
フィールドセクションからチェックをします。
チェックされたフィールド名が領域セクションに表示され、フィールドがテーブルエリアに表示されます。

チェックしたフィールドがテーブルエリアに表示される

次は月毎にグループ分けをします。
日付が表示されているセルを選択し、右クリックでメニューを表示させます。
[グループ化]をクリックするとダイアログボックスが表示されます。
[単位]から「」「四半紀」「」選択し[OK]をクリック。

今回は年度のデータなので、この時年を選択しないと「2018年の1月~3月、2017年の4月~12月」という表示になってしまいます

「年」をチェックしなかった場合のピボットテーブル

テーブル内のセルを選択したまま[デザイン]タブを開き、[ピボットテーブル スタイルのオプション]から[縞模様(行)]にチェックを入れるとテーブルが見やすくなります。
「四半紀」は不要であればフィールドセクションからチェックを外してください。

部署ごとの各月の利用金額の集計方法

ピボットテーブル「部署ごとの各月の利用金額」

次は、先ほど作成した「各月の利用金額」をベースに、「部署ごとの各月の利用金額」を集計するピボットテーブルを作成していきます。

まずはフィールドセクションから「部署」にチェックを入れます。
テーブル内に各部署が表示されました。

フィールドセクションでチェックした「部署」がテーブルエリアに表示される

このままだとスクロールしないとテーブル全体が確認できないので、行ボックスにある部署を列ボックスにドラッグで移動します。

部署を「行ボックス」から「列ボックス」へ移動

部署ごとの各月の利用金額が縦に表示されました。

テーブル内のセルを選択したまま[デザイン]タブを開き、[ピボットテーブル スタイルのオプション]から[縞模様(行)]のチェックを外し、[縞模様(列)]にチェックを入れるとテーブルが見やすくなります。


ピボットテーブルの作成方法について簡単にご説明してきました。
「必要なフィールドにチェックをいれドラッグで移動させる」といった非常に簡単な操作で、大量のデータを集計できる機能。
皆さんもぜひご活用ください。

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佐々木_フォームズ編集部
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