Microsoft FormsとTeamsの連携方法
チャットでのやり取り中に、アンケートや出欠確認を取りたいと思ったことはありませんか？
そんなときに便利なのが、Microsoft FormsとMicrosoft Teamsの連携機能です。この二つを連携させると、Formsで作成したフォームをTeams上で簡単に共有できるだけでなく、リアルタイムで回答状況を把握したり、チャットをしながら投票を行ったりすることができます。
この記事では、連携の基本手順から、Power Automateを活用した連携まで、丁寧に解説していきます。
この記事の目次
FormsとTeamsを連携するメリット
チームメンバーに簡単にフォームを配布できる
作成したフォームは、Teams内のチャネルやチャットで簡単に共有できます。
全員が普段使っているTeams上で回答できるため、回答率も向上するでしょう。
回答状況をリアルタイムで確認できる
Teams内のフォームタブから、誰がいつ回答したかをリアルタイムでチェックできます。
集計の手間が減り、迅速な意思決定が可能になります。
チャット内で即座にフィードバックを得られる
ちょっとしたアンケートや投票なら、チャット内で直接実施可能です。
「今この場で意見をまとめたい」というときにもスムーズに活用できます。
FormsとTeamsを連携させる基本手順
チームのチャネルを開く
まず、フォームを共有したいTeamsのチーム＞チャネルを開きます。
「＋」アイコンからFormsを追加
チャネル上部にある「＋（タブを追加）」ボタンをクリックします。
アプリの一覧からFormsを選択しましょう。
フォームを作成または既存フォームを選択
- 新しくフォームを作成する場合：
「新しいフォームを作成」を選択します。 - 既存のフォームを使う場合：
「既存のフォームを追加」を選択して、リストからフォームを選びます。
選択したら、保存をクリックしてください。
フォームを設定・共有する
質問を作成または確認します。
※基本的な操作はForms単体で使用する場合と同じです。
回答状況を確認する
タブに追加されたフォームを開くと、いつでも回答状況をチェックできます。
回答数や集計結果は自動的にグラフ化されます。
【応用】Power Automateを使ってForms回答をTeamsに自動通知する方法
FormsとTeamsを連携するだけでも便利ですが、さらにPower Automateを使えば、フォームへの回答をトリガーにして、自動的にTeamsへ通知することができます。Power Automateは、プログラミングスキルが無くても、PCでの単純作業を自動化できるMicrosoftのアプリです。これを使用することで、誰かが回答したタイミングでリアルタイムに通知が来るため、対応がより迅速になります。
就業中はメールよりもTeamsのチャットの方が確認しやすいという人は、こちらを使うのも一つの方法でしょう。
Power Automateを開く
まず、Microsoft 365のPower Automateを開きます。
新しいフローを作成
メニューから「作成」を選びます。
テンプレートが用意されているので、その中から「新しい応答が送信されたら、アダプティブカードをTeamsに投稿する」を選択してください。
すると下図のような確認が表示されるので、フローの接続先のアドレスに間違いがなければ画面下部の続行ボタンを押してください。
紐づけるフォームとTeamsのチャットを選択する
フローを開くと、後は「どのフォームへの応答」を「どのチャット」に送信するかを選択すればいいだけの状態になっています。各カードをクリックして、それぞれ選択しましょう。
保存する
あとは保存をすれば設定は完了です。必要に応じて「テスト実行」で動作確認もできます。
Forms×Teamsの活用例
イベント出欠確認
活用シーン：社内の懇親会・勉強会・定例ミーティング・ワークショップなど
Formsで「参加／不参加」や「希望メニュー」「質問受付」などを事前に集め、Teamsのチャネルで配信すれば、参加人数の把握や備品準備、会場手配などの業務が一気に効率化されます。
Teams上で共有することで、出欠状況や質問内容をメンバー全員が確認でき、情報の透明性もアップします。
・チーム内アイデア募集
活用シーン：プロジェクト改善提案、新商品アイデア、業務効率化のヒントなど
Formsを使えば、匿名で、自由記述の意見募集をすることも可能です。目安箱のように使うことで、業務効率化や職場の心理的安全性を高めることが可能になるかもしれません。さらにTeamsのチャネルにフォームを投稿すれば、手軽さから意見が集まりやすくなるでしょう。
フォーム例
- 業務効率化への意見募集アンケート
- 新商品へのアイディア募集！
- 困りごと収集アンケート
まとめ
この記事の要点は以下の通りです。
- Microsoft FormsとTeamsを連携することで、フォーム作成、配布、回収が簡単になる
- チームの意思決定がスピーディーになる
- Power Automateを組み合わせるとできることがさらに広がる
Forms×Teamsの連携を活用して、よりスマートなチーム運営を目指しましょう！
