Outlook予定表の使い方|予定の追加から共有まで
メールアプリとしておなじみのOutlookに、とても便利な予定表機能があることをご存じでしょうか？
Outlook予定表は、単なるカレンダーや手帳代わりではなく、Microsoftアカウントを通じて簡単にチームや同僚と予定を共有できるのが大きな魅力です。
この記事ではOutlook予定表の基本的な使い方や活用術をわかりやすく解説します。
この記事の目次
Outlook予定表とは
Outlookは、Microsoftが提供するメール・予定表・連絡先・タスク管理を一体化したアプリです。
1997年の登場以来、多くの企業で採用されており、ビジネスのスケジュール管理に最も利用されているツールの一つといえます。
予定表機能では、
- 予定の日時や場所、詳細メモを登録
- 会議招集メールを自動送信
- チーム内の予定を共有・閲覧
- リマインダーや分類（色分け）による整理
などが可能です。
さらに、Outlookデスクトップアプリ・Web版・スマホアプリ間で予定が自動的に同期されるため、場所やデバイスを問わず常に最新のスケジュールを確認できます。
予定の作成方法
編集画面の説明
- 予定表アイコン
Outlook予定表は、Outlook画面左側にある予定表アイコンから開けます。 - 新しいイベント
新しい予定を立てるときに使います。 - 表示切替
予定表の表示を、月・週・稼働日・日のどれで表示するかを選べます。 - 新しい予定表の追加
新しい予定表を作成できます。プロジェクト全体の予定と自分の予定を分けて管理したいときなどに便利です。 - フィルター
表示したい予定の属性を指定できます。会議の予定だけ抽出したいときなどに使えます。 - 共有
予定表を共有したいときに使います。
新しい予定の登録
画面上部の「新しい予定」または「新しいイベント」をクリックすると、予定作成ウィンドウが開きます。
以下の項目を入力して保存するだけで登録完了です。
- タイトル：予定の名前（例：営業ミーティング）
- 日時：開始・終了時刻を設定
- 場所：会議室名やオンライン会議リンク（Teamsなど）を入力
- 説明：議題やメモなど詳細を入力
保存すると予定がカレンダー上に表示され、他の端末にも同期されます。
通知（リマインダー）設定の活用
予定の登録画面で「リマインダー」項目をクリックすると、通知のタイミングを選べます。「10分前」「1時間前」「1日前」など柔軟に設定可能です。
重要な会議や来客予定は、早めにリマインダーを設定しておくことで、余裕をもって準備できます。
カテゴリ（色分け）機能
予定を「会議」「出張」「プライベート」などのカテゴリごとに色分けできます。
カテゴリ分けしておくと、一目で優先度や内容を把握でき、後から検索する際も便利です。
繰り返し予定の設定
定例会議や週次ミーティングなど、定期的な予定は「繰り返し設定」を利用します。
予定作成ウィンドウの「繰り返し」ボタンをクリックし、
- 毎日
- 毎週（特定の曜日）
- 毎月（特定の日付）
などを選択します。
保存すると、指定した間隔で自動的に予定が繰り返し登録されます。
予定の共有とミーティングの設定
チームや部署で予定を共有すると、相手の空き時間を確認してスムーズに会議を調整できます。
Outlookでは、予定表単位または個別の予定を共有できます。
特定の相手への共有方法
- Outlook予定表画面右上の「共有」ボタンをクリック
- 共有したい予定表を選択
- 相手のメールアドレスを入力
- 「予定の表示のみ」「編集可能」などのアクセス権を設定
- 「共有」をクリック
これで指定した相手があなたの予定表を閲覧できるようになります。
アクセス権を細かく設定できるため、見せたい範囲をコントロール可能です。
リンクを使った共有方法
チーム全体など複数人に共有したい場合は、リンクを生成して公開する方法もあります。
- Outlook右上の「⚙️（設定）」→「予定表の共有」
- 公開したい予定表を選択
- 「予定表を公開」ボタンをクリック
- 自動生成されたURLをコピー
このリンクをTeamsチャットやメールで共有すれば、チーム全員が予定を確認できます。
ただし、公開リンクは閲覧制限が緩いため、社外共有などの際は慎重に扱いましょう。
不要になった場合は「公開を取り消す」ボタンで無効化できます。
ミーティング（会議）招待を送る
予定を作成する際にTeams会議をONにすると、自動でTeamsのミーティングが設定されます。
この方法を使うと、カレンダーの予定からTeamsを開けるので、会議への参加が非常に簡単になります。
また、会議予定をメールで通知したいときは、出席者のメールアドレスを追加して、【送信】をクリックすれば簡単にまとめて通知できます。
まとめ
この記事の要点は以下の通りです。
- 予定は「新しい予定」から簡単に作成できる
- 通知・分類・繰り返し設定で効率的に管理できる
- 特定の相手との共有やリンク共有も可能
- ミーティング招待機能でTeams会議の設定もスムーズ
Outlook予定表を使いこなして、スケジュール管理の精度やチーム連携のスピードを向上させましょう。
