電子契約とは？導入のメリットとおすすめサービス5選
契約書のやり取りといえば、印刷・押印・郵送といった手間がかかるのが当たり前でした。
しかし、ビジネスのスピードが求められる現代において、こうした従来のプロセスは大きな負担となっています。そこで注目されているのが「電子契約」です。紙を使わず、オンライン上で契約を完結できる仕組みは、コスト削減や業務効率化に直結します。
本記事では、電子契約の基本から導入するメリット、さらにおすすめのサービスを5つ紹介します。
この記事の目次
電子契約とは？
電子契約とは、従来の紙による契約書に代わり、電子データ上で契約を締結する方法です。契約内容の合意を電子署名やタイムスタンプなどを用いて証明し、法的効力を担保する仕組みが整備されています。日本では2001年に施行された「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」により、電子契約が紙の契約と同等の効力を持つようになりました。
新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけにリモートワークが広がったことで、対面での押印が難しくなり、電子契約の導入が一気に進んでいます。近年では中小企業や個人事業主にも広く浸透し、契約のデジタル化はもはや必須の流れとなっています。
電子契約を導入するメリット
コスト削減
紙の契約書では印刷代、郵送代、保管コストなどが発生します。
一方、電子契約に移行することで、これらのコストを大幅に削減可能です。特に印紙税が不要となる点は、多くの企業にとって大きなメリットといえるでしょう。
契約締結スピードの向上
従来の契約では、契約書の作成・郵送・押印・返送といったプロセスに数日から数週間を要していました。
しかし、電子契約なら、オンライン上で数分から数時間で締結が完了します。スピード感が求められるビジネスにおいては大きなアドバンテージになります。
セキュリティとコンプライアンスの強化
電子契約サービスは、電子署名やアクセス権限管理、改ざん防止の仕組みを備えています。
そのため、紙の契約書よりも安全に管理でき、紛失や改ざんリスクを低減します。
またログ管理により「いつ・誰が・どの操作をしたか」が記録され、監査対応もしやすくなります。
契約管理の効率化
電子契約サービスは検索機能や通知機能を備えており、締結済み契約の一元管理が可能です。契約更新日や解約期限を自動でリマインドしてくれる機能を活用すれば、管理ミスを防ぎやすくなります。
環境への配慮
電子契約により紙の使用を削減できる点もあります。ペーパーレス化はSDGsへの貢献や企業イメージの向上につながります。
おすすめの電子契約サービス5選
クラウドサイン
クラウドサインは、国内で最も導入実績が多い電子契約サービスです。
直感的に操作できるシンプルなUIと、法的証拠力を確保するための電子署名や認定タイムスタンプ機能が整っており、安心して利用できます。
無料プランも用意されているため、少ない件数から試してみたい個人事業主や中小企業でも導入しやすいのが特徴です。大企業向けにはワークフロー機能やAPI連携機能も充実しており、幅広い規模の企業に対応可能です。
マネーフォワード クラウド契約
株式会社マネーフォワードが提供するワンストップ型の契約管理サービスで、契約書の作成・申請・承認・締結・保存・管理までを一元化できるプラットフォームです。
電子契約だけでなく、紙の契約書や他社電子契約サービスで締結した契約書もまとめて管理できる点が大きな強みです。
GMOサイン
GMOサインは、GMOグループが提供する国内発の電子契約サービスです。
無料から始められるプランがあり、導入コストを抑えながら本格的な電子契約を利用できます。立会人型・当事者型の署名方式に対応し、法的証明力を備えた運用が可能です。
さらに、本人確認機能や証明書類の添付機能なども充実しており、業務委託契約や不動産取引など幅広い用途に対応できます。
freeeサイン
会計ソフトで有名なfreeeが提供する電子契約サービスです。freee会計やfreee人事労務といった既存のバックオフィスツールと親和性が高く、契約から経理・労務までを一気通貫で管理できる点が強みです。
UIがシンプルで、初めて電子契約を導入する中小企業や個人事業主にも向いています。コストも比較的抑えられているため、スモールスタートにも最適です。
SMBCクラウドサイン
三井住友銀行グループが提供する電子契約サービスで、銀行レベルのセキュリティ基準と信頼性を誇ります。公共機関や規制産業でも導入が進んでおり、安心感は抜群です。認定タイムスタンプや電子署名に対応し、契約書の改ざん防止機能も充実。
さらに英語や中国語での契約にも対応しているため、海外との取引を行う企業にも適しています。既存の紙契約書や他サービスで作成した契約書をインポートして一元管理できる点も大きな魅力です。
電子契約の導入ポイント
電子契約を導入する際には、以下の点を意識すると失敗を防げるでしょう。
利用目的を明確にする
契約締結のスピード重視なのか、コスト削減重視なのかを整理し、目的に合ったサービスを選ぶことが大切です。
取引先の受け入れ可否を確認する
取引先が電子契約に対応していない場合、紙契約を併用する必要があります。導入前に主要取引先の意向を確認しましょう。
セキュリティと法令準拠を重視する
特に海外取引がある場合は、国ごとの電子署名に関する法規制を確認し、国際的に通用するサービスを選ぶことが重要です。
社内教育を実施する
新しい仕組みは社内での浸透が不可欠です。導入時には研修やマニュアル整備を行い、スムーズな定着を目指しましょう。
まとめ
電子契約は、契約業務のスピード化・コスト削減・セキュリティ向上を実現する、現代ビジネスに欠かせない仕組みです。導入メリットを最大化するためには、自社の課題や目的に合ったサービスを選定することが重要です。
今回紹介したサービスは、国内外で高い評価を受けており、導入実績も豊富です。これらを比較検討し、自社に最適な電子契約サービスを導入することで、業務効率化と競争力強化につなげていきましょう。
