【2026年版】おすすめのファイル共有サービス5選！注意点や選び方も解説
近年、リモートワークやデジタル化の普及により、仕事で資料や画像、動画などのファイルをやり取りする機会が増えています。
ファイルを共有する方法としては、メールへの添付やUSBを使った手渡しなどが挙げられますが、前者にはファイル容量の制限、後者には紛失や盗難による情報漏洩のリスクといった課題があります。
そこで、今回はオンライン上でファイルを保存・共有できる「ファイル共有サービス」について取り上げます。
ファイル共有サービスでは、クラウド上にファイルを保存し、共有相手にリンクを送ることで、簡単にファイルを共有できます。
この記事では、ファイル共有サービスの概要やおすすめのサービス、利用する際の注意点について解説します。
ファイル共有サービスとは
ファイル共有サービスとはインターネットを介してファイルを保管・共有できるサービスです。このサービスの特徴として次の3つが挙げられます。
特徴1：大容量ファイルを簡単に共有できる
ファイル共有サービスを利用することで、メールへの添付やUSBメモリでの受け渡しが難しい大容量ファイルも手軽に共有できます。また、アクセス権限を与えることで、ファイルをダウンロードしなくても、必要なときにアクセスして閲覧・編集できます。
特徴2：最新版のファイルを確認できる
メールやUSBメモリを利用したファイル共有方法では、内容を更新するたびに最新版を相手へ送り直す必要があります。複数のファイルが送られるとどれが最新版なのかわからなくなり、混乱を招く恐れがあります。
一方、ファイル共有サービスであればオンライン上のファイルを更新することで、共有相手も最新版を確認でき、ファイルの送り直しや混乱を避けることが可能です。
特徴3：場所や端末を問わずにアクセスできる
インターネットに接続できる環境であれば、場所や端末を問わずファイルにアクセスできます。外出先や自宅からタブレットなどで資料の確認・編集ができるため、テレワークや外出先での業務にも適しています。
おすすめのファイル共有サービス
Googleドライブ
公式サイト：セキュアなクラウド ストレージを使ってオンラインでファイルを共有 | Google Workspace
GoogleドライブはGoogleアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用できるクラウドストレージサービスです。
フリープランであっても15GBと大容量の保存が可能であり、有料プランや企業用のアカウントであれば、さらに大容量のデータを保存・共有できます。
【主な特徴】
- Googleドキュメントやスプレッドシートなどを複数人で共同編集できる
- Googleドライブにログインすれば、さまざまな端末からアクセスできる
- ファイル名だけでなく、ファイル内のデータも検索できるため、目的のファイルを見つけやすい
OneDrive
公式サイト：個人用ファイル共有とクラウド ストレージ | Microsoft OneDrive
OneDriveはMicrosoftが提供するクラウドストレージサービスです。Microsoftのアカウントを持つすべてのユーザーが利用できます。
フリープランでの保存容量は5GBであるため、容量を重視する場合は、有料プランの利用も検討しましょう。
【主な特徴】
- WordやExcelなどを複数人で共同編集できる
- Windowsと同期することで、パソコン内のファイルを自動的にバックアップできる
- モバイルアプリを利用して、スマートフォンやタブレットからファイルを閲覧・共有できる
Dropbox
公式サイト：チーム向け公式ページ – Dropbox
Dropboxはファイルの保存や共有をシンプルに行えるクラウドストレージサービスです。
フリープランでの保存容量は2GBと少なめであるため、無料で利用する場合は保存するファイルを厳選する必要があります。
【主な特徴】
- フリープランであっても、最大50GBのファイル転送に対応している
- ファイルの同期速度が速い
- 有料プランではWordやExcelといったMicrosoft Officeファイルを複数人で共同編集できる
Box
公式サイト：「Box」
Boxは企業での利用を想定したセキュリティ・管理機能が充実しており、各種セキュリティ基準やコンプライアンスにも対応しています。
また、個人向けの無料プランでは10GBまで保存できます。なお、法人向けのプランは、どの有料プランを選択してもストレージ容量が無制限となっています。
【主な特徴】
- 共有時のアクセス権限が7種類と豊富であるため、細かいアクセス権限の付与が可能
- Microsoft Office 365やGoogle Workspaceなど、さまざまなサービスと連携できる
- ファイルの共有や共同作業を行う機能が充実している
firestorage
公式サイト：firestorageユーザーガイド
firestorageは、メールでは添付できない大容量ファイルを、会員登録なしで手軽に送信できるサービスです。
代表的な機能が、ファイル送信サービス「オクル」です。これはファイルをオンライン上にアップロードし、発行された共有リンクを相手に送ることで、大容量ファイルを簡単に共有できます。ただし、データ保存期間が過ぎると自動的に削除されるため、ファイルの長期保存よりも一時的なデータ転送に適しています。
「オクル」は、1ファイル300GiB以内であれば、有料・無料プランを問わず、複数のファイルをアップロード可能です。
【主な特徴】
- パスワード保護や保存期間の設定が可能
- 有料プランでは、誰がダウンロードしたのか確認できる
- ファイルを受け取るためのサービス「ウケトル」も利用でき、コンテストの応募作品や納品物の受け付けに活用できる
ファイル共有サービスの選び方・利用する際の注意点
セキュリティ機能を確認する
サービスを選ぶ際は、アクセス権限の設定や多要素認証など、必要なセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。
また、パスワードを設定する際は、他サービスとの使いまわしや推測されやすい単純なパスワードは避け、第三者に推測されにくいものを設定することが大切です。
保存容量を確認する
大容量のファイルを大量に保存する場合は、サービスの保存容量も確認しましょう。
容量が不足すると新しいファイルが保存できなくなったり、共同作業などに支障が出たりする可能性があります。必要に応じて有料プランや追加オプションを利用し、十分な容量を確保しましょう。
アクセス権限を適切に設定する
共有ファイルを誰でも閲覧できる状態にすると、情報漏洩のリスクが高まります。
共有する相手を限定したうえで、「閲覧のみ」「編集可能」など、必要最小限の権限を設定しましょう。
また、設定を誤ると、本来アクセスすべきではないユーザーにファイルを見られる可能性があります。
アクセス権限を設定する際は複数人で確認するなどのチェック体制を整えることも重要です。
業務データを勝手に保存しない
無料のファイル共有サービスは便利ですが、会社が利用を認めていないサービスに顧客情報や社外秘の資料を保存すると情報管理上の問題につながる可能性があります。
業務で利用する場合は、まず会社のルールを確認しましょう。指定されたファイル共有サービスがある場合は、そのサービスを利用し、個人の判断で別のサービスに業務データを保存しないことが大切です。
まとめ
ファイル共有サービスは、インターネットを介してファイルを保存・共有できる便利なサービスです。
大容量のファイル送信や最新版ファイルの共有、場所や端末を問わないアクセスなど、さまざまなメリットがあります。
一方で、セキュリティ機能やアクセス権限の設定を適切に行わなければ、情報漏洩につながる可能性があります。特に業務データを扱う場合は、会社の利用ルールを確認したうえで、適切なサービスを選びましょう。
利用目的や必要な容量、セキュリティ機能などを比較し、自社や自身の用途に合ったファイル共有サービスを選ぶことが大切です。
