【Gmail】すぐに返事できないときは「不在通知」でメッセージを自動返信。例文も紹介。
長期休暇などで一定期間Gmailアカウントを利用できない場合は、「不在通知」機能を利用しましょう。不在通知を設定すれば、受信したメールに対し、すぐにメールをチェックできない旨を伝えるメッセージを自動返信できます。
送信したメールに返信がないと、相手はストレスを感じてしまいます。
不在通知の自動返信機能は、大事な取引先や顧客とストレスフリーの関係を築いていくためにとても大事なツールになりますのでぜひご活用ください。
不在通知の設定方法
Gmailの不在通知を有効にする手順は以下のとおりです。
※iPhoneなどのスマートフォンからでも設定可能ですが、今回はPCからの設定方法をご紹介します。
1. 「設定」メニューを開く
2. 「設定」を選ぶ
3. 「全般」タブの「不在通知」で、「不在通知 ON」にチェックを入れる
4. 不在通知機能の「開始日」（必要であれば「終了日」も）を設定する（※）
※通知はメールの送受信が可能になった時点で「OFF」にすればいいので、かならずしも「終了日」を設定する必要はありません
5. 不在通知の「件名」と「メッセージ」を入力する
6. 「変更を保存」をクリックして設定終了
不在通知を設定すると、メールを受信した相手には、このようなメッセージが自動的に返信されます。「署名」を設定している場合は（参照）、不在通知のメッセージの下に署名が追加されます。
連絡帳の相手にのみ通知する
不在通知はすべての受信メールに対して機能するため、そのままだと広告メールなどにもメッセージを送ってしまいます。「連絡先」リストのメンバーにだけ通知を送るよう設定し、通知したい相手はすべて「連絡先」に登録しておくことをオススメします。
Gmailは迷惑メールのフィルタが大変優秀なので、迷惑メールに自動返信してしまうことはあまりないないと思いますが、仮にフィルタをかいくぐった迷惑メールに自動返信してしまった場合、自分のメールアドレスが生きていると悪徳業者に教えてしまうことになります。
また広告メール、DMなどの返信不可のメールアドレス宛に自動返信した場合、更にエラーメッセージが帰ってきます。そうなるとメールサーバにも多大な負担がかかってしまいます。
自動返信の例文
- 自動返信である旨を相手にわかるようにしましょう。
手動で返信しているように伝わってしまうと、やり取りが可能だと受け取られてしまいます。 - メールの返信ができない期間の不在なのですからきちんと理由を説明し、メールのチェック・返信が不可能だという言ことを伝えましょう。
- 戻った際にどの程度の期間できちんと返信がもらえるのか、同じ期間でも期限がわかっている方が、待つストレスは軽減されます。
- もしも急を要する要件であった際の連絡先も記載しましょう。
自分の別のアカウントのメールアドレスや携帯電話宛である場合は
「こちらのメールアドレス(電話番号)△△＠…(090-000-0000)まで」
会社の同僚などに対応を任せている場合は
「弊社□□まで □□＠gmail.com」まで」と詳細を記載しておくと相手も連絡が取りやすくなります。
テンプレートは下のテキストボックスからコピーしてご利用ください。
※このメールはシステムからの自動返信です いつもお世話になっております。 この度はご連絡ありがとうございます。 誠に勝手ながら〇月〇日～〇日の間休暇のため不在にしております。 〇日に出社した際に、お送りいただいたメールの内容を確認し 早急にご返信させていただきますので 今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。 お急ぎのご用件の場合は、大変お手数ではございますが 〇〇までご連絡いただけますと幸いです。 －－－○○株式会社－－－－－－－ 秋田 一郎 〒000-0000 ○○県○○市 Email： 緊急連絡先： －－－－－－－－－－－－－－－－
不在通知設定を解除する
メールに返信できる状態になったら、忘れずに不在通知の設定を切りましょう。不在通知設定中、Gmailの画面上部には下画像のような表示が出るので、そこから「今すぐ終了」をクリックする、もしくは、「設定」で「不在通知 OFF」にチェックを入れればOKです。
不在通知の自動返信ではなく、特定の相手に送信するメールを予約することも可能です。
【Gmail】日時を予約してメールを自動送信する方法の記事をご確認ください。
