【保存版】Outlookでメールテンプレートを作成・呼び出す方法｜定型文を設定して返信を効率化！
毎日のメール対応で、「似たような文面を何度も打つ」「定型句を毎回コピペしている」というお悩みはありませんか？
Outlookには「メールテンプレート（定型文）を登録して呼び出す」仕組みが備わっており、これを活用すると作業時間の短縮・ミスの削減・返信スピードの向上につながります。
この記事では、Outlookでのテンプレート作成・呼び出し・編集・活用の流れを、初心者でもわかりやすく解説します。
この記事の目次
マイテンプレートとは？
「マイテンプレート（My Templates）」とは、Outlookに標準搭載されている定型文登録機能です。頻繁に使うあいさつ文や返信文をあらかじめ登録しておくことで、メール作成の手間を大幅に削減できます。
たとえば、次のような文面を登録しておくと便利です。
- 「お世話になっております。フォームズ株式会社の〇〇です。」
- 「ご依頼いただいた資料を添付いたしますのでご確認ください。」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
毎回同じ文面を打つ必要がなくなり、簡単に本文に挿入できるのが大きな魅力です。
マイテンプレートの作成方法
1.Outlookを開き、「新規メール」をクリックします。
2.画面右上にある「マイテンプレート」ボタンをクリックします。
3.マイテンプレートのメニューが表示されるので、「⊕テンプレート」をクリックします。
4.①「テンプレート名」、②に挿入したいメール文を入力し、②「保存」をクリックします。
テンプレートを呼び出す方法
1.Outlookを開き、「新規メール」をクリックします。
2.画面右上にある「マイテンプレート」ボタンをクリックします。
3.マイテンプレートのメニューが表示されるので、本文に挿入したい内容をクリックします。
そうすると、本文にメール文が反映されます。
実際に使うときのポイント＆注意点
Outlookのテンプレート機能は非常に便利ですが、使い方を誤ると「探しにくい」「誤送信してしまった」といったトラブルにつながることも。ここでは、運用時に意識しておきたいポイントをテーマごとに解説します。
テンプレート名と保存場所を工夫しよう
テンプレートを増やしていくと、「どれがどの内容かわからない」という問題が起きがちです。
- テンプレート名は内容が一目でわかるように：「請求書送付用_定型」「面談日程調整_返信」など具体的に。
- 保存場所は統一を意識：Outlookの既定フォルダ以外に保存すると、一覧に表示されない場合があります。よく使うテンプレートは専用フォルダを作り、そこにまとめておくと便利です。
内容の定期的な見直しを忘れずに
テンプレートは「一度作ったら終わり」ではありません。
- 定期的に文面・署名・リンク先などを確認し、情報が古くなっていないかチェック。
- 組織のルール変更や文体トーンの統一などに合わせて更新しておくと、常に最新・最適な状態を保てます。
宛先・件名の設定は慎重に
- 複数人宛や頻繁に相手が変わる場合は、宛先をテンプレートから外しておくのが安全。
- 件名だけを固定したい場合は、「〇〇に関するご案内」など汎用的な表現にしておくと応用が利きます。
まとめ
Outlookのテンプレート機能を使えば、メール作成の手間を大幅に削減し、スムーズな対応が可能になります。デスクトップ版では「.oftファイル」、Web版では「My Templates」、部分登録には「クイックパーツ」と、用途に応じて使い分けるのがポイントです。
ルーティンワークを自動化して、より重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
