Teams完全ガイド：できることや基本的な使い方を解説

在宅勤務やオンライン会議が一般化した今、ビジネスコミュニケーションの中心になっているのがMicrosoft Teams（以下Teams）です。

チャット・ビデオ会議・ファイル共有・タスク管理まで一つのアプリにまとまっており、リモートワークに欠かせないのはもちろん、会社内の連絡版としても非常に有効です。

この記事では、Teamsでできることから基本的な使い方や活用術を丁寧に解説します。

初めてTeamsを使う方はもちろん、すでに利用している方の疑問解消にも役立つ内容になっています。

Teamsとは？

Teamsは、Microsoftが提供するコラボレーションツールです。

チャットやオンライン会議、ファイル共有を一つのアプリで行えるため、メール中心の働き方よりも迅速でスムーズなコミュニケーションが可能になります。WordやExcelの共同編集、Outlookから会議をスケジュールするなど、他のアプリとの連携も強力で、Teamsを使うことでMicrosoftのアプリ全体が使いやすくなります。

また、Copilot for Microsoft 365によるAIサポートもあり、会議の要約、チャット内容の検索、タスク抽出などを自動化できます。

Teamsでできること

チャット

メールのような件名入力が不要で、すぐに連絡できるのがチャットの特徴です。

• @メンションで相手に通知
• 絵文字・スタンプで気軽なコミュニケーション
• Word・Excel・PDFなどのファイル共有
• 共有ファイルを複数人で同時編集可能

チャットは社内での情報共有やコミュニケーションに適しています。

チーム・チャネル

Teamsの特徴といえば、この「チーム」と「チャネル」の概念です。

• チーム：部署・プロジェクト単位のグループ
• チャネル：チーム内の話題ごと（例：総務・企画・資料置き場）

チャネルには、投稿、ファイル、OneNote、Plannerなどのタブを設定できます。
これにより、情報が散らばらず、メンバー全員がアクセスしやすい状態をつくれます。

会議（ビデオ会議）

Teams会議には、次の機能が揃っています。

• 会議リンクの作成
• 画面共有
• ホワイトボード（共同書き込み）
• 会議録画
• チャット欄で質問やファイル共有
• Copilotによる自動議事録・要約

オンライン会議ツールとして必要な機能がすべて揃っているため、ZoomやGoogle Meetと並んで人気です。

通話機能

電話番号を持つ「Teams電話」とは別に、Teams内のユーザー同士で音声・ビデオ通話が可能です。
ちょっとした相談や確認に便利で、メールよりも早く解決できます。

連携

タスク管理アプリのPlanner、フォーム作成のMicrosoft Forms、Power Automateなどをチャネルに追加できます。
これにより、Teamsが業務デスクのような役割を果たし、アプリを切り替える手間が大幅に減ります。

Teamsの基本的な使い方

Teamsのインストールとログイン

まずTeamsをデバイスにインストールしましょう。Windows、Mac、スマートフォンどれにでもインストールできます。

なお、Webブラウザでも使用できますが、少し制限がかかります。

インストールできたら（ブラウザで開けたら）ログインしましょう。ログインには職場/学校アカウント（Microsoft 365）を使用します。

チャットの始め方

1. 「チャット」をクリック
2. 相手を選択
3. メッセージ入力欄に文章を入力
4. ファイルを添付する場合は「クリップ」アイコンから選択
5. 送信

会議の開催と参加方法

会議は3つの方法で開始できます。

• 今すぐ会議を開く
• 会議リンクを生成して共有
• Outlook予定表からスケジュール登録

会議中の操作は次の通りです。

• マイク・カメラのON/OFF
• 画面共有
• レコーディング
• ホワイトボード
• チャットの送受信

チーム作成とチャネルの使い分け

チーム作成は次の手順です。

1. 「全てのチームを表示する」をクリック
2. チームを作成
3. 公開／非公開を選択
4. メンバーを追加

チャネルはチームのオプションメニューから作成できます。

ビジネスで役立つTeams活用術

Copilotで議事録や要約を自動化

会議後に「議事録を作る時間がない…」という悩みを解決するのがCopilotです。

• 会議内容の自動要約
• 決定事項・タスクの抽出
• 会議中の質問に対してチャットで回答

といったことができ、議事録作成がほぼ自動になり、作業時間を大幅に削減できます。

プロジェクト管理に活用する

Teamsは以下の管理に向いています。

• Plannerでタスクを可視化
• チャネルごとにファイルを整理
• OneNoteでチームメモを統合
• チャットや会議で素早く相談

プロジェクトが複数ある場合も、チャネルで分けるだけで情報が整理され、誰が見ても状況が把握できます。

社内情報の共有・ナレッジ蓄積

Teamsは情報共有のハブとして機能します。

• 重要なメッセージを「ピン留め」
• ファイルをチャネルに集約
• 過去のチャット検索ですぐに情報を呼び出し

「過去の資料どこ？」という無駄な時間が減り、業務がスムーズになります。

よくあるトラブルと解決方法

音が聞こえない／マイクが使えない

• デバイス設定でマイクとスピーカーを選択
• 他アプリがマイクを占有していないか確認

Teamsに接続できない

• ネット回線の確認
• アプリの再起動
• キャッシュクリア

Teamsをもっと便利に使うための設定

• ステータス設定（取り込み中・離席中など）
• キーボードショートカット活用
• デバイス設定の最適化

ショートカットを使うと、作業スピードがぐっと上がります。

まとめ

この記事の要点は以下の通りです。

• Teamsはビジネスに必要な機能をすべて備えた総合ツール
• Copilotを活用して業務効率化できる

Teamsを利用して、業務をもっと効率化しましょう。