【例文あり】日程調整メールの正しい書き方と好印象を与えるテンプレ
日程調整メールのやりとりは、ビジネスのあらゆる場面で発生しますよね。特に初めて連絡を取る相手や社外の方に対しては、文面に気を配ることで丁寧さや仕事の進め方が伝わり、印象が大きく変わります。
本記事では、日程調整メールを送る際の正しい書き方、抑えるべきマナーやコピペで使えるテンプレートを紹介します。
この記事の目次
日程調整メールの基本構成
日程調整メールは、以下の要素を押さえるとスムーズに作成できます。
- 件名：ひと目で内容が分かるようにシンプルに。
- 宛名・挨拶：社外の場合は会社名＋役職＋氏名。社内なら氏名のみでOK。
- 要件（なぜ調整が必要か）：何のための打合せかを簡潔に記載。
- 候補日時の提示：相手が選びやすい3つ程度が望ましい。
- 場所・形式（対面／オンラインなど）：必要に応じて記載。
- 返信依頼・締めの文：丁寧な印象を残す。
日程調整メールを送るときのマナー
候補日は複数出す
ひとつだけだと相手のスケジュールを縛ってしまい、再調整の手間が増えます。原則は3候補がベストです。
時間帯はある程度の幅を持たせる
面談・打合せの所要時間によりますが、15分など時間が短すぎると相手の予定が組みにくくなります。
オンライン、対面かを明記する
リモート会議が一般的になったからこそ、形式の提示は必須です。オンラインならツール（Zoom／Google Meet など）も書きましょう。
文末には「ご確認のほどよろしくお願いいたします」
依頼のメールであるため、穏当で丁寧な表現が適しています。
【コピペ可】日程調整メールテンプレート（社外向け）
【日程調整のお願い】○○（貴社名）との打合せについて
本文
〇〇株式会社△△部
□□様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先日ご相談させていただきました件につき、打合せの日程をご調整いただきたくご連絡いたしました。
以下に候補日を記載しておりますので、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
【候補日時】
・○月○日（○） 10:00〜13:00の間
・○月○日（○） 13:00〜17:00の間
・○月○日（○） 終日調整可能
※オンライン（Zoom）での実施を想定しておりますが、 ご希望があれば対面でのご訪問も可能です。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【コピペ可】日程調整を依頼された際の返信テンプレ（社外向け）
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
日程のご提案をいただき、ありがとうございます。
以下の日時にて問題ございません。
【確定日時】
○月○日（○） 13:00〜
当日はZoomにて参加させていただきます。
接続用URLをご共有いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
【コピペ可】社内向けの日程調整テンプレ（ラフでOK）
△△さんお疲れ様です。
○○です。
打合せの日程について、以下の候補でいかがでしょうか？
・○月○日（○） 10:00〜
・○月○日（○） 14:00〜
・○月○日（○） 15:00〜
Teamsでの実施を想定していますが、対面希望があれば言ってください。
ご都合のよい日時を教えてもらえれば調整します。
よろしくお願いします。
日程調整をスムーズに進めるコツ
早めの連絡を心がける
相手の予定が埋まる前に連絡することで、調整がスムーズになります。
相手の業務時間帯を考慮する
特に社外の場合、相手企業の営業時間内にメールするのが基本です。
URLや会議IDは確定後すぐに送る
オンラインミーティングの場合、URLの送付遅れは混乱の元です。日程確定後すぐに送る習慣をつけましょう。
メールの冒頭で必ず要件を明記する
忙しい相手ほど、目的をはっきり示したほうが好印象です。
まとめ
日程調整メールは「相手の時間を尊重する」ことが最も重要です。候補日時を複数提示し、目的や形式を簡潔に伝えることで、読みやすく丁寧なメールを作れます。
本記事のテンプレートをコピペして使えば、社内外の調整をスムーズに進められるはずです。
迷った時の基本形として、ぜひご活用ください。
