スケジュール管理はこれだけでOK! Googleカレンダーを利用しよう

2018年03月15日

Googleが提供する「Googleカレンダー」は、多くの機能を備えたスケジュール管理ツールです。Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で使うことができ、GmailやGoogleマップなど、Googleの他サービスとの連繋も容易に行えます。

本稿では、Googleカレンダーの使い方や基本的な機能を解説します。

スケジュールの入力方法

カレンダーにスケジュールを書き込む方法は大きく分けてふたつあります。

カレンダーをクリックする

まずは、Googleの画面右上の「Googleアプリ」アイコンをクリックし、アプリ一覧から「Googleカレンダー」を選びます。


カレンダー画面で予約を入れたい日時をクリックすると(ドラッグで時間帯を指定することも可能)、スケジュール登録ウインドウが開きます。タイトル(予定の内容)と開始/終了日時を設定し、「保存」をクリックすれば登録完了です。


■スケジュールのタイトルと開始/終了時刻を設定する


■カレンダーにスケジュールが登録される


なお、カレンダーの表示は、日単位、週単位、月単位、年単位などから選択できます

「予定を作成」ボタンを押す

カレンダー画面の右下にある「+」ボタンをクリックすると、スケジュール詳細設定画面が開きます。ここでスケジュールを設定することでも、カレンダーに予定を登録できます。


■+ボタンをクリックすると……


■詳細設定画面が開く


ちなみに、上で説明したカレンダーから直接スケジュールを登録する方法でも、登録ウインドウの「その他のオプション」をクリックすると詳細設定画面に移れます。


スケジュール詳細設定画面では、予定の「終日」設定「繰り返し」設定ができるほか、「予定の詳細」で「場所」の記載、「通知」設定他ユーザーとの共有設定なども行えます。


「通知」を設定すると、予定前の指定した時間に、デスクトップの「ポップアップ」「アラート」(Googleカレンダーの「設定」で変更可能)、または使用アカウントへのメールで予定の通知が実行されます。


「通知」(ポップアップ)の場合、デスクトップに下のような表示が出ます。


「メール」の場合は、このような通知メールが届きます。


「予定の詳細」の最下部にあるのは、スケジュールについての情報、メモなどを書き込むためのボックスです。アイコンでテキストを編集したり、(資料などの)ファイルの添付リンクの貼り付けなども可能です。


■「添付ファイルを追加」のアイコンをクリックして……


■添付したいファイルをアップロードする


■「リンク」アイコンをクリックして……


■リンクのタイトルとURLを設定する


■リンクはこのように表示される

登録した予定にゲストを招待する

Googleカレンダーに登録したスケジュールは、ほかのGoogleユーザーと共有することが可能です。やり方は簡単で、スケジュール詳細設定画面の「ゲスト」の「ゲストを追加」欄に相手のGmailアドレスを入力するだけ。招待すると、その予定が相手のGoogleカレンダーに表示されます。


■「ゲストを追加」ボックスに招待するユーザーのアドレスを入力する


■ゲストが追加される


カレンダーに登録された予定をクリックすると、詳細が表示されます。

ほかのユーザーのスケジュールを表示する

自分のカレンダーに他ユーザーのスケジュールを表示することも可能です。カレンダー表示画面の左側にある「友だちのカレンダーを追加」に他ユーザーのアドレスを入力し、「他のカレンダー」に追加されたユーザー名(アドレス)のボックスにチェックを入れましょう。こうして関係者のスケジュールをまとめて表示することで、予定の調整がスムーズに行えるようになるのです。


■「友だちのカレンダーを追加」ボックスに他ユーザーのアドレスを入力する


■「他のカレンダー」のユーザーにチェックを入れるとカレンダーが表示される

予定を検索する

画面上部の虫眼鏡アイコンをクリックすれば、登録された予定の検索ができます。イベントのタイトル、メンバー名、場所などを入力して、目当ての予定を探しましょう。検索ボックス右端の▼をクリックすれば、「検索オプション」で検索条件を絞り込むことも可能です。


■検索ボックスに文字を入力して検索


■▼をクリックすると「検索オプション」が開く

さまざまなシーンで使える高機能かつお手軽なスケジュール管理ツール

ゲストの招待機能やカレンダーそのものの共有機能により、個人だけでなく、グループ/チームのスケジュール管理を簡単に行えるのがGoogleカレンダーの強みです。シンプルで使いやすいインターフェース、ブラウザで利用できる手軽さも魅力的なこの無料ツールは、さまざまなシーンで活躍しそうです。