MS公式より簡単Outlookアドレス帳バックアップ

2019年01月28日

仕事の取引先情報や顧客情報が沢山詰まった大切な大切なアドレス帳。
ちょっとしたトラブルでデータをすべて失ってしまった…。

なんていう憂き目にあわないためにも、
今回はOutlookを使った簡単なバックアップ方法をご紹介します。
MS公式よりも簡単にできるので、ぜひ取り入れてみてください。

バックアップとは?

そもそもバックアップとはいったい何のために行うのでしょうか?

デジタルデータには膨大な量の情報を保存できるという長所がある一方、
物理的な破損やヒューマンエラーによって一気にデータを失いかねないなどの短所もあります。
バックアップはそういった不慮の事故に備え、
あらかじめデータを別の媒体に保存しておきたい時に行われるのです。
あるいは、ある一定の時期ごとにデータを保存したい、といった目的のために行われる例もあります。

それでは、エクスポート>保存作業>インポートと、順を追ってアドレス帳のバックアップ法を説明していきしょう。
(Outlook365を例に説明させて頂きます)

バックアップデータのエクスポート方法

[ファイル]>[開く/エクスポート]>[インポート/エクスポート]

[ファイルへエクスポート] >[次へ]

[Outlook データ ファイル (.pst)]>[次へ]

[連絡先]を選択

バックアップ ファイルの名前と場所を選択し、[完了]

パスワードの設定をしてから [OK]

パスワードの設定はしてもしなくても先に進むことが出来ます。

デスクトップに一時保存

すぐに保存作業に移る場合は、分かりやすいデスクトップに保存しておきましょう。

バックアップデータの保存方法

次に、エクスポートしたアドレス帳データの保存方法について説明します。

CD/DVDなどのディスクメディアに保存(安定感はあるが、編集できない)

一番手軽な方法として、CDやDVDなどのディスクメディアに保存する方法があります。
ご使用のパソコンにCD/DVDドライブが搭載されていれば、空のCD/DVDを入れて書き込むことができるのです。
書込み方法については、使用するソフトウェアによって操作方法が異なるので、ここでの説明は割愛させていただきますね。

ディスクメディアに保存するメリットは、何といっても手軽であることと、その安定感。
容量が少ないので、1枚に1データ保存して管理するのが理想的と言えるでしょう。

ただし、データのバックアップが目的であるので、追記/上書きなどの編集は避けた方が望ましいです。

USBメモリ/外付けHDDなどの外部メモリに保存(大容量保存・編集できるが、上書きなどの恐れがある)

続いて外部メモリに保存する方法です。
外部メモリには様々な種類がありますが、USBメモリや外付けHDDなどが一般的でしょう。
こちらはCD/DVDに比べて大容量の保存が可能で、
ある一定の時期ごとにデータを保存したい、といった目的の方にオススメです。

編集や追記も簡単にできますが、その分うっかりミスが起こりやすいので、
せっかく保存したデータに上書きしてしまわないように気を付けましょう。

オンラインストレージ上に保存(ほぼリアルタイムでの保存が可能⇒複数デバイス/人のアクセスが容易)

この他に、インターネット上に保存する方法があります。
オンラインストレージと呼ばれており、OneDriveやGoogle Driveなどが有名です。

使い方は簡単で、アカウントを取得してストレージにアクセスし、
データを保存するだけ。
保存容量の上限はサービスやプランごとに違うので、
目的に合わせて選んでみてください。

ほぼリアルタイムで保存が可能であり、
アカウント情報の共有設定も出来るので複数人からアクセスすることができます。
また、パソコンやスマホといった異なるデバイスからの閲覧・編集も可能で、非常に使い勝手がいいです。

ただし、使用ユーザーが増えるとそれだけミスが多くなるので、
管理ルールをきちんと設けておく必要があります。

目的にあった保存を

以上、3種類の保存方法を説明しました。
それぞれのニーズに合った保存方法を選択し、大事なデータをバックアップして下さい。

バックアップデータのインポート方法

最後にバックアップ(保存)していたデータを実際にアウトルックにインポートして使用する方法を説明します。

[ファイル]>[開く/エクスポート]>[インポート/エクスポート]

[他のプログラムまたはファイルからのインポート] >[次へ]

[Outlook データ ファイル (.pst)]>[次へ]

バックアップ ファイルの名前と場所を選択し、[完了]

これで、バックアップしていたデータのインポートが完了です。

 

バックアップは計画的に!

仕事や日常生活においてシステム化が進んでいる今、デジタルデータの管理を計画的に行うことはとても大切です。

大事なデータを失ってしまうなんて事態は、できるだけ避けたいもの。
データの保守性を高めるためにも、できるだけバックアップをとるように心がけましょう。

 

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