分かりやすい英語メールの書き方～基本構成から使える英語表現まで紹介～

「英語活用実態調査２０１９」によると、今後のビジネスパーソンにとって重要な知識やスキルとして、８割以上の企業・団体が「英語」を挙げています。

出典：https://www.iibc-global.org/library/default/toeic/official_data/lr/katsuyo_2019/pdf/katsuyo_2019_corpo.pdf

また、有名企業が英語を公用語としたり、外国人を積極的に採用したりするなど、会社における英語の重要性は年々高まってきています。

そのような中、予期せず、仕事で英語メールを書かなければいけなくなって焦った経験はありませんか？

突然、「英語でメールをして」と頼まれても、
「学生のとき英語は得意科目だったけど、実際に仕事で、英語のメールをやりとりするとなると不安だなあ・・・。」
「そもそも、英語メールってどう書くのかな？」
「『ご担当者様へ』って英語でなんて言うんだろう？」
と、頭を抱えるのではないでしょうか?

でも、英語メールの形や表現は決まっているので、基本の書き方や表現をおさえれば、簡単に英語でメールを書くことができます。

この記事では、英語メールの基本構成やポイント、メールに使える便利な英語表現を紹介します。

まずは、英語メールの基本構成からおさえましょう。

英語メールの基本構成

英語メールは、下記の順番で書きます。

自己紹介のメール、お礼のメール、謝罪のメール、依頼のメールなど、内容によって少し異なる場合もありますが、どんな内容の英語メールであっても、たいていはこの構成に当てはめることができます。

ただし、相手への依頼事項は、「③目的」として書かれることがあります。

英語メールのポイント

わかりやすい英語メールを作成するために、３つのポイントをおさえましょう。

※△は不親切な文章、◎は分かりやすい文章の例です。
※△と◎の例は、同じ内容を表しています。

先に目的や結論を示す

日本語と同じように、「○○して、□□して、～なので、……です」と、結果を後に持ってくる書き方をすると、英語では、回りくどく、読み手に不親切な文章になってしまいます。

△の例は、遠回りな文章表現のため、目的が曖昧になっているのに対し、◎の例では、読み手がより早く正確に、目的を理解することができます。

ですから、英語メールでは、導入の挨拶のあとすぐに、その目的が端的にまとめられていることが重要です。

英語で文章を書くときは、相手にわかりやすく伝えるために、常に、結論や目的を先に述べるように意識しましょう。

短く、簡潔に書く

△の例は、一見、丁寧な印象を受けるかもしれませんが、「このメールで何を言いたいのか」が分かりづらくなっています。

このメールでは、相手に依頼をすることが重要な目的です。◎の例は、短く簡潔にその目的を伝えています。

いきなり目的を言ってしまうと、図々しく思われるのではないかと心配になるかもしれませんが、英語の場合、これぐらいシンプルに要件を伝えた方が、読み手に対して親切です。

「短く」の目安として、下記の２点を心掛けましょう。
１．ひとつのメールに対して、ひとつの話題を書く。
ビジネスメールでは、相手に無駄な時間を取らせないことと、読み落としが起こらないようにすることが重要です。

メールの件名で挙げた１つの話題について、手短に必要事項を伝えます。

伝えたいことが２件ある場合には、２つのメールに分けると良いでしょう。

２．メールの内容は、５文程度にする。
伝えたいことや依頼する内容にもよりますが、ビジネスメールの内容部分は、基本的に５文程度におさめることが望ましいです。

短く簡潔な文章で要件を伝えるようにすれば、自然に相手の返信も早くなります。また、自分自身も書くのが楽になるので、仕事が早く処理できるようになります。

丁寧に書く

先に、英語メールのポイントのひとつとして、「短く」を挙げました。しかし、短ければなんでもいいというわけではありません。

そこには、丁寧さが伴っていることが前提です。

△の例は事実をそのまま言っているだけなのですが、失礼な言い方になっています。

◎の例のように、英語では感謝の表現をすることが丁寧さにつながります。

「Thank you for ～」という簡単な表現を使うだけで、読み手に与える印象を大きく変えることができます。

英語メールに使える表現

メール冒頭の「平素よりお世話なっております。」や結びの「宜しくお願い申し上げます。」などのように、日本語メールでよく使われる表現があります。

それと同様に、英語メールでも決まった表現があるので、一度書き方を覚えてしまえば、英語でも苦手意識をもたずに、メールを書くことができます。

次に、①宛先から⑦結語まで、項目ごとに使える表現を紹介します。

①宛先の書き方

相手の名前がわかっている場合は、「Dear」のあとに「Mr.かMs.＋相手の名字」を続ける形が一般的です。

ただし、親しい相手であれば、「Dear」のあとに相手の名前を続けたり、「HiやHello」のあとに名前を続けて表現することがあります。

相手の性別がわからない場合や、複数の相手に送る場合は、「Dear Sir or Madam:（拝啓）」や「To whom it may concern:（関係各位）」を使います。また、「Dear＋相手の役職名や部署名」で表すこともあります。

②挨拶の書き方

日本語メールの感覚だと、どうしても「お世話になっております。」の一文を入れたくなってしまいますが、英語メールでは、基本的に入れなくても問題はありません。

特に、仲のいい相手には、堅苦しい印象を与えてしまうので、使わない方が良いです。あえて英語で言うとしたら、下記の表現になります。

Thank you always for your support (continued) support.
Thank you for your patronage.

メール冒頭の簡単な挨拶は、基本の挨拶だけでなく、お詫びやお礼、自己紹介などメールの内容に合わせて表現を工夫する必要があります。

下記のリンクを参考に、相手やシチュエーションによって使い分けるようにすると良いでしょう。

③目的の書き方

The purpose of this e-mail is to ～.
I am writing this e-mail to you, because ～.
「～させて頂きたく、メールを致しました。」

～の部分には、様々な内容を続けることができます。この表現を使えば、たいていは、どのような目的もわかりやすく伝えることができます。特定の目的がある場合は、下記の表現を使っても良いでしょう。

下記のような表現を使うことによって、相手は、より早くメールの内容を把握することができます。

We are happy/sorry to inform you that ～.
「～を嬉しく思います」/「大変申し訳ございませんが、～をお伝え致します。」

良いニュースまたは、悪いニュースを知らせたいときに使います。

This is to confirm that ～.
「～についてのご確認です。」

「This is to confirm that the deadline for the project report is June 10th. (プロジェクトレポートの締め切りは６月１０日です)」のように、提出書類の締め切りなど、重要な確認事項を伝えるときに使う表現です。

④詳細の書き方

④詳細には、特に決まった表現はありません。

ですが、簡潔な文章を作ったり、短くまとめたりするのが難しいこともあると思います。そのようなときは、箇条書きにしましょう。

内容を、すっきり、わかりやすく伝えることができます。

⑤依頼事項の書き方

相手へお願いするとき、真っ先に「Please～.」という表現を思い浮かべると思います。

「Please ～.」という書き方をしてもいいのですが、相手が何かを強要されているように感じる場合もありますので、目上の人や初めての人などにはあまり使わない方が良いでしょう。

Could you please ～?
Do you mind ～ing?
「～してくださいませんか。」

I would appreciate it if you could/would～.
「～していただけるとありがたいのですが……」

などの表現を使うほうが好ましいです。

下記のリンクで、丁寧な依頼の表現をいくつか紹介しているので、ぜひ使ってみてください。

⑥結びの挨拶の書き方

I am looking forward to hearing from you.
I look forward to your reply.
「お返事をお待ちしております。」

相手から返事をもらうことを想定しているときは、基本的にこの一文があれば十分です。相手から早く返事をもらいたい場合は、文末に、「soon」をつけましょう。

If you need further information, please feel free to contact us.
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
「ご不明な点ございましたら、お気軽にご連絡ください。」

また、日本語メールと同じように、「何かございましたら、お気軽にご連絡ください」という一文をつけると、相手に親切な印象を与えることもできます。

⑦結語の書き方

英語メールの最後には、忘れずに結語を添えましょう。

結語には、下記の表現を使います。

Best regards,
Sincerely,
Sincerely yours,
Faithfully yours,
Thanks,

親しい相手であれば、「Have a great day,(良い一日を)」や「Bye for now(またね)」といったカジュアルな表現を使うのも良いです。

様々な表現があるので、相手によって適切な結語を使い分けましょう。基本的には、結語のあとに、署名が続きます。

親しい相手や、やり取りをしたことがある相手の場合は、連絡先などの情報は省略しても大丈夫です。その場合、結語のあとに名前を添えてメールを書き終えます。

英語メールのフォーマット

≪日本語訳≫

①〇〇（名字）様
※「御中」の場合、「Mr.」または「Ms.」は不要です。
②お元気でお過ごしのことと存じます。
私はXXX社の山田太郎と申します。
③本日は、～をさせて頂きたく、メールを致しました。
④△△様より……とお伺い致しました。
弊社では、～を提供しておりますので、御社とお取引させて頂ければと存じます。
⑤つきましては、弊社のサービス内容について、直接お会いして詳しくご説明させて頂きたく存じます。今週中に一度、面会のお時間を頂けると幸いです。
⑥お返事をお待ちしております。
⑦（結語）

名前
役職名
会社名
メールアドレス
電話番号
※相手が海外にいる場合、+81(日本の国番号)のように、国番号を先に書くと親切です。

まとめ

今回は、わかりやすい英語メールの書き方を紹介しました。

英語メールは、①宛名、②挨拶、③目的、④詳細、⑤相手への依頼事項、⑥結びの挨拶、⑦結語の７つの要素で構成されます。

メールの内容によって、少し構成を変える場合もありますが、たいていはこの基本構成を守って書いていれば英語メールとしては問題ないです。

そして、分かりやすい英語メールを作成するためには、１．先に目的や結論を示す、２．短く、簡潔に書く、３．丁寧に書くの３つのポイントをおさえましょう。

特に、英語で文章を書くときは、常に「１．先に目的や結論を示す」を心がけることが大切です。

また、メールの①宛名から⑦結語の項目ごとに、使える英語表現をまとめています。

ぜひ活用してみてください。

これを機に、英語メールの基本の書き方や表現を覚えて、英語メールに対する苦手意識を払しょくしてみては、いかがでしょうか。

 次回の記事：英語プレゼンのフレーズをマスターしよう！　

 

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